Workspace Management: come favorire l’evoluzione smart del lavoro

03/11/2021 eFM Workplace

In un interessante approfondimento sul workspace management e sulle dinamiche lavorative del new normal, il giornalista di Forbes Tom Spiggle non ha nessun dubbio: “Molti lavoratori preferiscono un modello di hybrid work, in cui hanno la possibilità di lavorare da casa o in ufficio”. Lo conferma anche la ricerca di Microsoft che rileva che il 93% dei dipendenti è stanco di lavorare da casa.

Tutto ciò è comprensibile: in questi mesi le persone hanno apprezzato i benefici del lavoro da remoto, ma ora vogliono recuperare la socialità, il contatto fisico e la presenza, facendo confluire tutte queste componenti fisiche e virtuali in un’unica esperienza di lavoro appagante, moderna e produttiva.

 

La sfida dell’hybrid work e le fondamenta culturali e organizzative

Le aziende, dal canto loro, si interrogano su come abilitare questo paradigma di lavoro ibrido. La sfida è imponente, perché non si tratta semplicemente di permettere un’alternanza di lavoro in presenza e da remoto, ma di progettare e costruire un modello inedito basato sulla responsabilizzazione (empowerment) del dipendente ma soprattutto sul suo engagement, da cui più produttività, efficienza, attaccamento ai valori dell’azienda, creatività e voglia di contribuire all’obiettivo comune. Considerando che, secondo Gallup, meno del 20% dei lavoratori europei e meno del 5% di quelli italiani è engaged, la gestione corretta del modello e dell’ambiente lavorativo (workspace management) è di fondamentale importanza per garantire il raggiungimento degli obiettivi dell’impresa.

Quindi, come fare? Per favorire la modernizzazione del lavoro, occorre per prima cosa agire a livello sistemico, ovvero culturale e organizzativo. Spesso le aziende pensano di diventare smart fornendo ai dipendenti un sistema di comunicazione unificata (UCC) o una piattaforma di collaboration, rendendosi poi conto dell’esistenza di limiti ben più profondi. Un workspace management efficace deve essere supportato da una cultura aperta alla collaborazione, e allo scambio interno (tra colleghi) ed esterno (con altre aziende e organizzazioni), superando così quei vincoli anacronistici fatti da controlli di presenza e orari fissi: smart working non è un premio, ma deve essere il modo naturale con cui l’azienda opera e persegue i propri obiettivi. A livello organizzativo, la struttura deve essere flessibile, i processi il più possibile snelli e la comunicazione pervasiva, non soltanto top-down: l’obiettivo è abbattere i silos, non fare il modo che il lavoro da remoto e la distanza fisica li rafforzino. L’azienda deve trasformare i luoghi, da sempre chiusi e caratterizzati da una sola funzione, in spazi polifunzionali e aperti all'uso collettivo. per permettere alle persone di incontrarsi, scambiare conoscenze ed esperienze, tenersi aggiornati, riempire di senso la loro vita.

 

Workspace Management, una nuova gestione di spazi ed esperienze

Sulle fondamenta di cui sopra si può concretamente ragionare in termini di gestione di un ambiente lavorativo (workspace management) ibrido e fondato sul mix tra esperienze di collaborazione virtuale e fisica, interna ed esterna.

Se rivolgiamo l’attenzione agli spazi, per esempio, le aziende non hanno mai avuto un’opportunità più grande: oggi, infatti, possono coniugare i saving della minor occupazione dei loro ambienti con una revisione e riprogettazione degli stessi finalizzata a favorire l’engagement e la condivisione con altre organizzazioni È una situazione win-win, in cui ai costi inferiori si affianca la maggiore produttività e il benessere di chi vive gli spazi. Non dimentichiamo, infatti, che uno dei limiti del lavoro da remoto è la perdita di contatto con la cultura dell’azienda: le imprese devono compensare questo problema investendo nella costruzione di una community forte e rivedere i propri spazi affinché diventino un concentrato dei valori aziendali, oltre a favorire l’interscambio di conoscenza, le collisioni casuali, l’arricchimento reciproco e, ovviamente, la collaborazione. Via libera quindi a modelli di Activity Based Working e a nuovi modelli di business come lo space as a service, la rifocalizzazione degli ambienti ad attività di coworking e via dicendo.

 

La situazione diventa ideale: da un lato, il dipendente può scegliere l’ambiente più congeniale in cui trascorrere i singoli “momenti” dell’esperienza lavorativa (casa, ufficio, coworking, biblioteca…), dall’altro l’azienda può riprogettare il tradizionale Head-Quarter in Hub-Quarter, mettendo in rete gli spazi e permettendo alle persone di disegnare ogni giorno un’esperienza di lavoro diversa nella città. Una nuova modalità lavorativa interconnessa, da cui trarre spunti di creatività e innovazione.

 

Gli strumenti a supporto del workspace management

Nel percorso di modernizzazione del paradigma lavorativo, la tecnologia ha sempre un ruolo abilitante. Anche sotto questo profilo, l’approccio deve essere olistico: esiste infatti una tecnologia per la gestione degli ambienti e dei servizi annessi, quella legata alla produttività individuale e di team, quella finalizzata a semplificare le comunicazioni e molto altro.

In tutto il percorso, l’obiettivo da perseguire è quello dell’integrazione: la parte tecnologica, che va dalle piattaforme IoT dedicate alla valutazione dell’esperienza negli ambienti fisici fino ai sistemi di collaboration virtuale (video-call, messaging, gestione dei processi da remoto ecc.) deve confluire in un’unica grande esperienza coordinata di hybrid work. Spazio quindi ai sistemi di booking di ambienti specifici (una particolare meeting room, un desk dedicato…), a piattaforme che rilevano l’occupazione e i comportamenti suggerendo eventuali revisioni finalizzate all’engagement, a piattaforme che chiedono – nella forma meno invasiva possibile – feedback sulla qualità delle esperienze, fino a veri e propri experience assistant in grado di accompagnare l’employee all’interno di un’esperienza meno lineare di quella di ieri, ma anche molto più appagante.

Clicca qui e scarica il White Paper - Da Headquarter a Hubquarter - Ripensare la work experience al tempo dell’ufficio diffuso