In che modo la piattaforma digitale MYSPOT avrebbe un impatto determinante sulla gestione degli spazi aziendali? Per prima cosa, la si può definire come “experience assistant” dedicato agli employee e finalizzato a fornire la migliore esperienza lavorativa possibile nell’era dell’ufficio diffuso. Il nuovo paradigma di lavoro, infatti, svincola le persone dalla postazione e della sede fissa permettendo loro di lavorare da casa, dall’ufficio, da un coworking, da una biblioteca, ovunque. Ma al di là di possibili imposizioni normative, la scelta del luogo di lavoro non può e non deve essere casuale, perché a differenza di quanto accadeva in passato, oggi il luogo è un elemento cardine dell’esperienza lavorativa e contribuisce a engagement e produttività. Il concetto stesso di Space as-a-Service nasce su queste basi, cioè sul fatto che l’ambiente condiziona l’esito dell’attività e va selezionato (on-demand) in funzione dell’esperienza che è in grado di offrire.
Su queste premesse è più semplice comprendere il ruolo e l’impatto di MYSPOT come experience assistant e come punto di riferimento per la gestione degli spazi aziendali. Pur essendo possibile per l’employee decidere autonomamente dove svolgere una certa attività e quindi prenotare una determinata postazione, ciò che rende davvero smart MYSPOT è la sua proattività by-design: grazie all’integrazione con altri strumenti di uso quotidiano come i calendari, è infatti possibile delegare all’app la scelta della migliore location per ogni attività da svolgere, dalla sala riunioni ideale per un brainstorming al coworking vicino a casa in quanto sede di un evento, ma anche perché in linea con l’attività da svolgere e, magari, anche con la provenienza dei partecipanti. In questo senso, MYSPOT è un assistente che finalizza tutte le sue proposte alla massimizzazione dell’engagement, poiché da questo dipendono benessere individuale, produttività e redditività per l’azienda.
MYSPOT: dalla gestione delle emozioni alla gestione degli spazi aziendali
Nel contesto dell’ufficio diffuso, la piattaforma targata eFM non si limita a suggerire luoghi in grado di garantire la migliore work experience, ma estende il suo raggio d’azione al feeling management. In occasione di check-in e check-out delle varie attività, il sistema richiede all’utente dei feedback di tipo emozionale: in questo modo, l’intelligenza di MYSPOT è in grado di associare la mappatura dello spazio (Space Management) e dei diversi momenti aziendali con quella delle emozioni (Feeling Management), imparando progressivamente a conoscere il suo utente per garantirgli un’esperienza lavorativa sempre migliore e totalmente personalizzata.
Su queste basi si innesta il tema della gestione degli spazi aziendali, che non riguarda più l’employee in forma diretta bensì il facility management, poiché i dati spaziali ed emozionali analizzati da MYSPOT hanno un impatto centrale non solo sull’esperienza dell’employee ma guidano la gestione dei servizi all’immobile. Valutando le abitudini degli utenti, quali spazi e servizi usano, quali emozioni sentono e il loro grado di soddisfazione, i dati permettono di rimodellare i servizi stessi in funzione di ciò che le persone desiderano davvero, quello che è utile per loro, che crea engagement e garantisce la migliore esperienza. Lato azienda, ciò si traduce in un abbattimento completo degli sprechi e delle inefficienze. Sommando i benefici di un assistant proattivo come MYSPOT a quelli dell’ufficio diffuso, le imprese ottengono due vantaggi: una gestione su misura e personalizzata dell’immobile e i risparmi legati alla minore occupazione dei propri locali, che andrebbero riprogettati in ottica di hub quarter.
MYSPOT migliora l’esperienza aziendale e garantisce il rispetto delle policy
Si è visto che un tratto distintivo di MYSPOT è la raccolta e l’analisi dei dati finalizzata alla migliore work experience: dati dei feedback degli utenti, quelli relativi all’uso dei luoghi e dei servizi, ma anche derivanti da dispositivi, piattaforme e sensori con cui MYSPOT può dialogare e creare una forte sinergia. Per esempio, in periodo di pandemia MYSPOT ha un ruolo essenziale nel garantire il rispetto delle policy relative al distanziamento e agli assembramenti, e per fare questo si avvale di sensoristica, telecamere, beacon, tutto ciò che può fornire un significato all’attività interna, permettendo di migliorarla e renderla conforme alle policy di salvaguardia della salute.
Al fine di un’ottimale gestione degli spazi aziendali, la piattaforma sovrintende in modo smart l’accesso ai locali tramite registrazione preventiva, emissione di QR Code e integrazione con i sistemi di timbratura. Inoltre, MYSPOT permette di digitalizzare le autocertificazioni che vanno presentate ogni giorno in azienda e che sono fonte di indubbie perdite di tempo nonché di assembramenti. Grazie all’integrazione con sensori, telecamere e con la piattaforma di facility, MYSPOT può fornire indicazioni sui comportamenti interni e sul rispetto del distanziamento sociale, ma anche gestire in modo smart le prenotazioni dei servizi (ad esempio la mensa, su slot orari predefiniti) disporre le sanificazioni e altre attività previste dalla normativa e dalle policy, così da rendere i luoghi non solo più engaging, ma anche estremamente più sicuri.
