Il digital workspace management è diventato un tema strategico all’interno delle organizzazioni perché, al netto delle naturali oscillazioni e differenze tra le varie aziende, negli ultimi 2 anni è cambiato il paradigma di lavoro. C’è chi ha adottato pienamente un modello smart e ibrido, chi ha intrapreso questo percorso e anche chi, con poca lungimiranza, sta cercando di tornare indietro realizzandone peraltro l’impossibilità (a patto di voler mantenere una certa competitività). La realtà è che oggi tutte le aziende hanno a che fare con un modello di lavoro diverso dal passato e incentrato sulla commistione tra la tradizionale esperienza fisica e quella virtuale. Dal bilanciamento di queste due anime dipende anche la work experience, gli aspetti piacevoli e meno dell’esperienza che ogni lavoratore si trova a vivere ogni giorno e sui cui ogni azienda può lavorare in funzione delle proprie esigenze, ambizioni e anche del grado di maturità digitale.
Digital Workspace Management, un tema cardine del lavoro 2.0
Ecco perché in azienda il tema del digital workspace management è diventato assolutamente centrale. Non dimentichiamo, infatti, che il nuovo paradigma lavorativo promette straordinari benefici in termini di benessere, integrazione con la vita privata, ma anche produttività, empowerment, efficienza ed engagement, tutto ciò apre anche nuove sfide per chi è tenuto ad implementarlo e gestirlo. Tra queste:
- Come coordinare l’esperienza virtuale con quella fisica?
- In che modo gestire o rimodellare gli spazi tradizionalmente adibiti al lavoro?
- Come gestire i servizi all’immobile facendo in modo che arricchiscano l’employee experience ma, al tempo stesso, non vadano sprecati a causa della minor presenza nei locali aziendali?
- Come ottimizzare l’esperienza dei dipendenti abbattendo le inefficienze e garantendo l’engagement?
- Che tipo di dotazione tecnologica adottare per garantire un’esperienza connessa e ingaggiante a tutta l’azienda, a prescindere dalle sue dimensioni e dal modello organizzativo?
L’elenco potrebbe andare avanti a lungo, ma il digital workspace management richiede uno sforzo di sintesi. Ci si può allora domandare: come trasformare le sfide del lavoro ibrido in opportunità di crescita, costruendo un’esperienza ingaggiante per chi la vive ed efficiente e arricchente per chi la offre?
Come intraprendere il percorso di trasformazione e il ruolo di MYSPOT
Il percorso di trasformazione è complesso e riguarda tutta l’azienda, il suo modello di lavoro, i processi operativi e la gestione di spazi e servizi, toccando pilastri come la cultura e l’assetto organizzativo. Il tutto, ovviamente, supportato e abilitato dalla tecnologia. C’è quindi bisogno di un partner che integri competenze multidisciplinari ed esperienza, che sappia indirizzare l’azienda sulla strada giusta e fornire la corretta abilitazione tecnologica, senza la quale il percorso verso l’hybrid work non potrebbe mai giungere ad una meta.
In tutto il percorso non bisogna cadere nell’errore della frammentazione. Una trasformazione di successo si basa su un approccio olistico e non si limita a intervenire sui segmenti che compongono la work experience, come la sola prenotazione dei desk o la fornitura di strumenti di comunicazione unificata. Da qui, il ruolo centrale di MYSPOT, la soluzione che eFM dedica alle imprese che vogliono cambiare e valorizzare il modello lavorativo, la gestione degli ambienti e, soprattutto, desiderano creare esperienze lavorative ingaggianti nell’era del lavoro diffuso. MYSPOT è un ecosistema di soluzioni che, affrontando la transizione a tutto tondo, permette alle aziende di trasformare le sfide di cui sopra in opportunità di saving, di massimizzazione dell’engagement, di produttività e soddisfazione. Di seguito, alcune delle tante modalità con cui MYSPOT interviene per rivoluzionare il digital workspace management:
- Rendere i luoghi “senzienti” e ottimizzare spazi e servizi
I luoghi di lavoro generano e raccolgono immensi quantitativi di dati e informazioni: sull’occupazione dei locali, sulle caratteristiche ambientali, sull’uso dei servizi e sui percorsi e le abitudini di chi li vive.
L’integrazione di MYSPOT con dispositivi e piattaforme IoT fornisce un quadro dinamico delle esperienze che vengono vissute all’interno degli spazi, permettendo di ottimizzarle con decisioni basate sui dati. Le ottimizzazioni riguardano l’esperienza a 360 gradi: sulla base dei dati raccolti dalla piattaforma è possibile decidere e la riprogettazione dei locali, la creazione di più ambienti secondo il modello di Activity Based Working oppure la creazione di un palinsesto di eventi pensati per rafforzare la community aziendale, che ha meno occasioni di incontro rispetto a ieri. Il tutto, finalizzato alla creazione di esperienze ingaggianti che si traducono in produttività, efficienza e attaccamento ai valori dell’azienda, da cui benefici in termini di retention.
- Un vero Experience Assistant nell’era dell’ufficio diffuso
Nell’era del lavoro smart, MYSPOT aiuta gli utenti finali a vivere la migliore esperienza lavorativa possibile. Per questo va considerato come un vero e proprio Experience Assistant che personalizza e ottimizza l’esperienza.
Per esempio, la piattaforma permette di scegliere e suggerisce – grazie anche all’integrazione con strumenti di produttività come i calendari aziendali - il luogo migliore in cui vivere l’attività da svolgere: si va dal coworking a una particolare sala riunioni ideale per il brainstorming, oppure ancora ad un’area ottima per la concentrazione e via dicendo. MYSPOT è la piattaforma su cui costruire non solo un ambiente lavorativo produttivo, ma anche operare una trasformazione concettuale del luogo di lavoro: da headquarter, sinonimo di lavoro chiuso e accentrato, a hubquarter, cioè un luogo di incontro di esperienze lavorative interconnesse, in grado di esaltare creatività e innovazione.
- Perfezionare l’esperienza grazie al feeling management
Dell’integrazione con i luoghi si è detto, ma ragionando in termini di esperienza, e quindi di engagement, è fondamentale valutare il sentiment delle persone relativo all’esperienza vissuta. Esso può essere dedotto da certi comportamenti (si torna dunque al primo punto), ma è fondamentale raccogliere feedback diretti che facciano emergere il lato emozionale dell’esperienza stessa. Non tanto la tipica survey periodica, ma un interscambio di informazioni legate a momenti precisi dell’esperienza, come il checkout da una sala riunioni.
In questo modo, MYSPOT aiuta il mondo facility a ottimizzare i luoghi in cui l’esperienza viene vissuta, ma anche l’HR a prendere decisioni (data driven) che stimolino l’engagement e la collaborazione, il tutto al fine di ottimizzare l’employee journey in un’era di grandi cambiamenti. E di grandi opportunità.
