Spazi di lavoro ed employee engagement: come progettarli

Esiste una relazione precisa e ben definita tra workplace design ed employee engagement: il primo ha un impatto diretto sul secondo, ed è per questo che negli ultimi anni le aziende sono sempre più attente alla progettazione o riprogettazione degli ambienti lavorativi. Favorire l’employee engagement significa massimizzare la produttività delle persone, il benessere e l’efficienza, ma anche attrarre i migliori talenti e abbattere il tasso di turnover e le assenze. Quella che prima della pandemia era un’esigenza già sentita e diffusa diventa ora assolutamente centrale per progettare la nuova esperienza lavorativa delle persone, visto che oggi l’engagement rappresenta lo strumento più potente per tenere insieme una community aziendale non più vincolata allo spazio.

L’evoluzione dell’employee engagement nell’ambiente di lavoro

L’engagement, a dire il vero, è sempre stato un concetto importante, ma una volta si riteneva che la retribuzione, l’avanzamento di carriera e i benefici annessi fossero i suoi driver più forti o addirittura gli unici, dimenticando che l’employee engagement, in realtà, è fortemente legato a fattori organizzativi e culturali, alla mission dell’azienda, al modello di leadership e anche ai luoghi in cui si lavora. Trascorrere ore della propria vita in un ambiente sano, piacevole, salutare, ricco di servizi, tecnologicamente avanzato, efficace ai fini dell’attività da svolgere, progettato per la collaborazione e la condivisione rende l’azienda migliore di tante altre e per questo capace di attrarre nuovi talenti e tenersi stretti i propri.

Una volta si ragionava in termini di semplice ottimizzazione degli spazi (si pensi ai cubicoli), poi è subentrato un certo interesse per l’estetica e, infine, scoperto il legame tra workplace design ed employee engagement, si è iniziato a ragionare in termini human-centered, ovvero di progettazione dell’esperienza lavorativa, mettendo al centro la persona e le sue relazioni con l’ambiente. Come si vedrà successivamente, i fatti degli ultimi mesi hanno poi determinato un ulteriore passo avanti, portando le aziende a ragionare in termini di ecosystemic design.

Progettare gli uffici per l’employee engagement: 4 spunti

Ovviamente questo non è un ambito in cui one size fits all: la progettazione dei luoghi dipende da un’infinità di fattori tra cui la cultura aziendale, la mission dell’azienda, la struttura e l’organizzazione, le attività da porre in essere e molto altro. Però, qui si parla specificamente di scelte finalizzate all’employee engagement, e in tal caso qualche punto fermo ci può essere:

1. Activity based design

L’activity based design è uno dei pilastri del workplace design moderno. Consiste nel mettere a disposizione delle persone diversi tipi di ambienti, ognuno dei quali è ottimizzato in funzione dell’attività da svolgere. Per esempio: il classico open space è ottimo per abbattere dei silos di comunicazione, meglio ancora se non ha postazioni preassegnate; hanno senz’altro senso anche aree dotate di maggiore privacy (le cosiddette Quiet Zones), nella quali isolarsi per favorire la concentrazione), così come altre dedicate ai meeting one-to-one, le lounge, le aree di collaborazione e molto altro. Questo significa abbandonare l’idea della “postazione fissa” e passare a quella dell’esperienza lavorativa personalizzata, su misura, che può essere vissuta in luoghi differenti, per essere piacevole e produttiva.

2. Wellbeing design

Non ci sono dubbi che il benessere favorisca la produttività. Se fino a qualche anno fa esso era sinonimo di postazione ergonomica, oggi parliamo anche di illuminazione della stanza, di arredamento, di servizi disponibili e anche di un design degli ambienti realizzato per stimolare il movimento, che non ha effetti benefici solo sulla salute, ma favorisce anche il contatto e la conseguente collaborazione con le altre persone. Questo significa soprattutto parlare di servizi che si adattano alle esigenze reali delle persone.

3. Design ecosistemico

Dopo lo human-centered design, che oggi è quasi dato per scontato, è ora la volta del design ecosistemico. Il concetto è affascinante: se il design human-centered pone al centro la persona, il singolo individuo, il design ecosistemico mette al centro le sue relazioni, non necessariamente solo umane. In pratica, tale approccio di design prevede di creare un sistema ricco di relazioni fra esseri umani, ma anche tra uomo e ambiente, tra ambiente e tecnologia e tra le stesse tecnologie, disegnando un’esperienza davvero su misura perché capace di cogliere tutte le opportunità che il contesto offre.

4. Responsive place

In un modern workplace l’apporto della tecnologia è centrale, così come in ogni iniziativa di trasformazione aziendale. L’employee engagement dipende non solo dall’ambiente fisico, ma anche dai servizi offerti e dalla capacità dell’ambiente stesso di ascoltare (metaforicamente parlando) le esigenze delle persone e attivarsi per assecondarle. Ovviamente, in termini pratici tutto ciò fa rima con AI: utilizzare un’app per prenotare una postazione specifica, una sala riunioni o un posto auto è il punto di partenza verso la realizzazione di un responsive place che anticipa le nostre mosse e ci propone la postazione migliore, regola la temperatura ottimale della sala sulla base dei nostri precedenti feedback, suggerisce la migliore meeting room per una certa attività, ci accompagna durante gli impegni del giorno e, perché no, ci aiuta a rilassarci tra un impegno e l’altro. Tutto con un’unica, sola e grande finalità: l’employee engagement.