Il Facility Risk Management permette alle organizzazioni di garantire la disponibilità continua degli spazi per le finalità per cui sono stati progettati, innalzare la produttività delle risorse, garantire resilienza rispetto a potenziali disruption e abbattere i costi di compliance.
Per comprenderne l’essenza e la centralità nel modello d’impresa, si consideri che il fine del facility management è proprio quello di assicurare che il workplace sia sempre nelle condizioni ideali per abilitare le migliori esperienze di vita al suo interno e per favorire connessioni trasparenti e di valore tra le persone. Diventa così del tutto naturale considerare la prevenzione e la gestione dei rischi (di diversa natura) come pratiche essenziali finalizzate a raggiungere gli obiettivi del workplace. A un livello di osservazione ancor più alto e sistemico, Facility Risk Management diventa perciò un driver dell’efficacia e del successo delle imprese all’interno dei mercati.
L’esigenza di un Facility Risk Management efficace
Il facility management vuole fornire servizi efficaci e di qualità lungo tutto il ciclo di vita dell’immobile, che consta di diverse fasi e innesca rischi specifici in ognuna di esse.
La gestione del real estate deve quindi tener conto di vulnerabilità legate ad eventi imprevedibili, di fattori di rischio più comuni (usura degli impianti, manutenzioni, fattori legati alla sicurezza delle persone), di rischi finanziari e anche di eventuali inadempimenti, ritardi e servizi non eseguiti a regola d’arte da parte dei fornitori di facility: occorre quindi uno sguardo molto attento e olistico nei confronti di tutto ciò che riguarda il building, sia a livello strutturale, con impianti e manutenzioni, sia in termini di servizi, da cui dipende la disponibilità degli spazi, la produttività e l’engagement delle persone. In termini molto pratici, infatti, il verificarsi di un qualsiasi rischio può compromettere la disponibilità degli spazi e avere un impatto significativo sul business aziendale, oltre a recare disagio alle persone.
I facility risk, la cui gravità è definita dal rapporto tra l’impatto delle conseguenze e la probabilità che si verifichino, devono quindi essere identificati proattivamente, valutati e gestiti con una pianificazione accorta e strumenti adeguati, che tengano conto di tutte le variabili del caso. Solo in questo modo, infatti, è possibile garantire ottime esperienze di vita nel building e la continuità del business, dimostrando inoltre una governance attenta e abbattendo i costi di compliance.
Tecnologia, nuovi modelli di lavoro e fonti di rischio
Negli ultimi anni si è assistito alla pervasiva digitalizzazione degli immobili, trainata dal successo delle soluzioni IoT, delle piattaforme di facility management, dell’automazione e della valorizzazione dei dati in cloud.
Tutto ciò ha avuto un forte impatto sul facility risk management e – più in generale – sulla gestione del real estate, che però si è dovuta confrontare con nuovi fattori di rischio derivanti dalla digitalizzazione stessa, dalla pandemia e dalla contestuale diffusione dei nuovi paradigmi di lavoro agile. Parliamo dunque di rischi legati agli accessi e alla sicurezza degli ambienti, alle sanificazioni e al distanziamento, oltre ad aver assunto una particolare forza la categoria dei digital risk, connessi alla trasformazione verso il modern workplace e lo smart building. Si pensi, solo a titolo d’esempio, ai potenziali attacchi cyber nei confronti di sistemi di controllo degli impianti o verso piattaforme IoT accessibili dall’esterno, oppure ancora a sistemi di prenotazione dei desk da parte dei dipendenti che lavorano in modalità ibrida: tante ipotesi che, se non gestite in modo corretto e proattivo, possono portare all’indisponibilità degli spazi e/o dei servizi essenziali annessi, con conseguente peggioramento dell’esperienza di lavoro e un’invasione di costi – palesi e nascosti – da dover gestire.
L’impatto della tecnologia 4.0 sulla gestione dei rischi
Se è vero che la forte innovazione tecnologica porta con sé i digital risk, è essa stessa la risposta a svariate fonti di rischio che pervadono l’intero ciclo di vita dell’immobile.
Si è già citato l’Internet of Things: oggi, grazie alla sensoristica integrata negli impianti e negli ambienti è possibile ottenere dati in tempo reale che vengono “tradotti” da apposite piattaforme di analisi in previsioni di efficienza degli impianti, da cui possibili attività di manutenzione predittiva che abbattono il rischio di fermo e garantiscono ambienti disponibili e appaganti per chi li vive. Non solo: le previsioni possono riguardare anche l’engagement delle persone, fattore che viene dedotto dalla qualità delle relazioni innescate tra le persone e dalle dinamiche di utilizzo di spazi e servizi. Non dimentichiamo, infatti, che uno scarso engagement della workforce è esso stesso un fattore di rischio perché conduce a scarsa produttività, benessere e attaccamento ai valori dell’azienda.
Sempre in tema di Facility Risk Management vanno citate le piattaforme connesse che semplificano il lavoro dei responsabili di Real Estate e dei Facility Manager basandosi sul più grande beneficio dell’universo 4.0: l’automazione. In questo caso, il rapporto tra i player che prendono parte all’ecosistema di facility può essere basato sugli Smart Contract, che automatizzano la fase esecutiva dei contratti di facility, verificando che sia allineata alle prescrizioni contrattuali. Detto in altri termini, lo Smart Contract assicura che le prestazioni siano eseguite on-time dai fornitori e rispecchino i livelli di servizio contrattualmente definiti. Tutto, in modo automatico. Questo abbatte i rischi legati ai processi manuali, agli errori e, come anticipato, ad esecuzioni non aderenti alle pattuizioni contrattuali. Se a questo si aggiunge l’impiego dell’AI, si ottiene anche capacità previsionale sull’andamento dei contratti di facility, in grado di abbattere un’altra tipica fonte di rischio nel mondo del facility management (il rischio contrattuale, appunto).
Abbattere i rischi per costruire nuovi modelli di business
Abbattere i rischi legati alla gestione del real estate mediante il ricorso a tecnologie avanzate come automazione, IoT, Digital Twin, Intelligenza Artificiale e piattaforme avanzate di Facility non favorisce soltanto la disponibilità degli spazi, la produttività, la sicurezza e l’engagement, ma permette ai Corporate Real Estate Manager di attivare nuovi modelli di business che fino a ieri non sarebbero stati ipotizzabili o sarebbero stati molto complessi da gestire.
Negli ultimi mesi le aziende hanno dovuto riscrivere il paradigma di lavoro, basandolo sulla coesistenza di esperienze in presenza e da remoto. Per quanto gli ambienti lavorativi risentano di livelli inferiori di presenza rispetto a un tempo per via dello smart working, la conoscenza delle dinamiche di occupazione, di relazione e di utilizzo di spazi e servizi (grazie alle citate tecnologie come IoT e alle piattaforme di analisi) sta plasmando modelli di business innovativi come la servitizzazione del patrimonio immobiliare secondo il principio dello Space as-a-service.
Tutto questo permette ai gestori di patrimoni immobiliari di governare al meglio i propri spazi e di sopperire alla minore occupazione rivedendo i propri ambienti in ottica di Hub Quarter, un luogo che funge da snodo di esperienze ed eventi per la working community del futuro. I luoghi, infatti, possono essere messi a disposizione in forma estremamente granulare (anche solo una scrivania, una sala riunioni), ma anche riprogettati e/o trasformati in aree di condivisione e di co-working, così da sommare ai saving immediati la possibilità di nuove collaborazioni e di un positivo arricchimento della cultura aziendale.
