Smart facility management: edifici più efficienti e meno costi

05/08/2020 eFM Facility Management

Già da qualche anno il facility management sta diventando smart. I facility service, infatti, integrano la parte collegata alla gestione e alla manutenzione degli spazi fisici con quella che ricade nell’ambito del digital workplace. Non a caso, infatti, è diventato sempre più frequente l’acronimo IFS (Integrated Facility Service) per indicare questa trasformazione. Va detto comunque che in generale il mercato del Facility Management, che comprende vari segmenti, dal Maintenance Management al Workplace and Relocation Management, continua a essere in crescita. Valutato nel 2019 per un importo pari a 40,41 miliardi di dollari, dovrebbe raddoppiare entro il 2025, raggiungendo la cifra di 81,49 miliardi di dollari, con un CAGR del 12,51% nel quinquennio considerato. L'emergenza dettata dal coronavirus non ha fatto altro che confermare queste previsioni, orientando semmai i Facility Service Provider verso una proposta di soluzioni smart in cui le nuove esigenze di tutela della salute rappresentano uno dei tasselli (non l’unico) a garanzia del benessere globale di chi si trova a stare in un luogo di lavoro.

 

Smart facility management, si parte dal metodo

Se si guarda all’evoluzione dei Facility Service dagli anni Ottanta a oggi, si nota un aumento incrementale della domanda delle organizzazioni in direzione di soluzioni flessibili e omogenee allo stesso tempo. La ricerca di flessibilità dipende dal bisogno di assecondare un modello di lavoro nel quale la centralità dell’ufficio ha ceduto il passo a dinamiche di remote e smart working (dinamiche fra l’altro esplose in occasione del lockdown). L’omogeneità, invece, perseguita identificando un unico interlocutore, scaturisce dalla necessità di risolvere il problema della frammentazione di più fornitori di servizi in outsourcing, spesso fonte di sovrapposizione di funzioni nonché di costi maggiori. La prima dimensione dello smart facility management, perciò, si connota come metodo snello ed efficiente già dal punto di vista contrattuale. Tanto che il Facility si è avvicinato man mano al Property Management nell’ottica di un’offerta univoca che presidi l’intero ciclo economico dell’immobile, generando economie di scala a beneficio degli utilizzatori finali.

 

L’evoluzione verso un facility management snello

La strada verso un modello di facility management snello oggi è dettata da un nuovo paradigma di fruizione dei servizi. In questo paradigma le aziende chiedono di ottenere tutti i benefici di una semplificazione delle attività a corredo del core business con una delega in outsourcing che potrebbe definirsi integrale. Al posto, quindi, di dover gestire numerosi fornitori per ognuna delle aree interessate, un approccio di facility management snello tende ad attribuire una pluralità di mansioni a un unico interlocutore. Quest’ultimo avrà tra i sui obblighi contrattuali anche quello di gestire la subfornitura, rispondendone direttamente alla committenza tramite SLA (service level agreement) concordati. La dimensione del facility management snello, perciò, si attua mediante l’esternalizzazione globale di quei processi accessori che l’organizzazione non intende presidiare o perché non hanno a che fare con il proprio business o perché non possiede le competenze per occuparsene internamente. Da qui la scelta di Facility Manager che siano anche smart.

 

L’IoT e lo smart facility management

Oltre che per il metodo e per le tipologie di contratto, in linea con i nuovi assetti organizzativi delle imprese, i Facility Service hanno intrapreso una fisionomia smart adottando tecnologie di ultima generazione. Anzitutto, l’espansione del paradigma IoT (Internet of Things) ha permesso di rendere “intelligenti” i luoghi di lavoro. Dal monitoraggio preventivo alla richiesta di intervento on demand, dalle politiche di efficientamento energetico a quelle di sanificazione programmata, ogni attività oggi si può modulare e monitorare costantemente, fino a giungere a un’estrema personalizzazione. Proprio perché il concetto tradizionale di headquarter negli scenari attuali è messo in crisi a causa di stili di collaborazione meno centralizzati, i Facility Service devono intercettare le richieste delle aziende che ruotano attorno a un fabbisogno fluido di postazioni di lavoro, sale riunioni, reception ecc. Richieste alle quali è possibile rispondere convertendo il concetto di quartier generale in quello di hub quarter, luogo che funge da snodo di esperienze ed eventi per la working community del futuro.

 

Smart facility management e UX

Il contributo della tecnologia nella gestione smart dei Facility Service si focalizza anche nella diffusione di un approccio data driven che punti a un’analisi dei dati per ottimizzare la user experience (UX). Probabilmente si tratta della vera rivoluzione copernicana dei Facility Service contemporanei rispetto al passato. Se, infatti, la sensoristica IoT guida la governance di tutti i servizi inerenti la cura dell’edificio, è con piattaforme concepite per valorizzare le informazioni su coloro che occupano gli spazi che si possono conoscere i livelli di soddisfazione ed engagement. In questo caso l’essere smart abbraccia non soltanto il fronte manutentivo ed energetico, la pulizia, la mensa, il portierato ecc. Consente di registrare persino i behavior dell’utente e di raccogliere i suoi feedback sul contesto in cui svolge le proprie mansioni lavorative. Con l’opportunità di estendere l’osservazione anche ad ambienti differenti come quelli in cui avviene lo smart working, ottenendo così una panoramica oggettiva sulle leve che influenzano la produttività del singolo.
Anche l’elemento più fisico del mercato quindi, lo spazio, si incammina nella direzione della sharing economy verso il cosiddetto space as a service, dove lo spazio sarà uno dei servizi che si potranno scegliere dinamicamente per adattarsi alla migliore esperienza (lavorativa) richiesta. 

 

L’innovazione nel facility management

Quanto sopra richiamato dimostra perché l’innovazione nel facility management odierno non vada intesa soltanto come implementazione di tecnologie di frontiera, ma anche come l’adozione di processi che tengano conto dei nuovi assetti organizzativi sempre meno ufficio-centrici e sempre più employee-centric. In altri termini, l’innovazione del facility management presuppone che ci sia la volontà, da parte delle aziende che se ne avvalgono, di valorizzare il proprio capitale umano con strumenti che aumentino engagement e soddisfazione. Non si tratta soltanto di fornire un contesto di lavoro pulito, funzionale e a norma, né di utilizzare dispositivi e piattaforme all’avanguardia, quanto piuttosto di mettere in condizione i collaboratori di svolgere i propri compiti in maniera ottimale. Smart working e smart facility management, in tal senso, devono condurre allo stesso risultato: migliorare la qualità della vita lavorativa degli utenti finali, a prescindere dal fatto che si trovino a casa, negli uffici dell’azienda o in uno spazio di coworking.

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