Il Facility Management, inteso nel suo significato letterale di “gestione delle strutture”, ha subito negli ultimi anni dei profondi cambiamenti, con un’ulteriore accelerazione impressa dalla recente crisi causata dalla pandemia. Già in precedenza la digital transformation e il ricorso massiccio alla sensoristica IoT (Internet of Things) avevano ampliato il raggio d’azione consueto, che nell’ambito del Facility Management si concentrava prevalentemente nella gestione di impianti e servizi accessori quali pulizie, parcheggio, mensa, portierato, ecc. Il lockdown ha dato una spinta in più verso una visione in cui l’ufficio non è il posto esclusivo deputato al lavoro, quanto piuttosto un luogo diffuso in cui l’employee experience si collega a tutti gli altri contesti in cui lo smart worker svolge le sue mansioni. Per assolvere a questa nuova funzione, il Facility Management necessita di strumenti evoluti che si aggiungono a quelli consueti ai fini di una ottimizzazione degli spazi, una riduzione dei costi e un incremento dell’engagement e della produttività.
Facility Management, significato e definizione
Per comprendere l’attuale evoluzione del Facility Management è bene ricordare quali sono i suoi vari ambiti di applicazione. Il Facility Management, nel significato tradizionale connesso alla progettazione, pianificazione ed erogazione dei servizi a supporto del core business, prevede tre approcci fondamentali tra loro integrati:
- strategico, con cui identificare le modalità più idonee, e i costi relativi, alla situazione aziendale specifica al fine di organizzare al meglio la distribuzione e le tempistiche nell’offerta di determinate tipologie di servizio;
- analitico, che ha lo scopo di raccogliere i feedback provenienti da chi usufruisce degli ambienti così da continuare a ottimizzare gli standard concordati tramite appositi SLA (service level agreement);
- gestionale-operativo, che si concentra nel governo e nel monitoraggio dei servizi erogati adottando criteri di efficienza ed efficacia costanti.
Negli scenari contemporanei il Facility Management, il cui significato rimane sostanzialmente identico, si avvale di tecnologie e metodi che fino a qualche anno fa non esistevano.
Virtual Reality al servizio del Facility Management
Il primo strumento che occorre per un Facility Management in linea con i trend odierni è la Virtual Reality (VR), che serve a progettare gli ambienti alla luce di criteri funzionali, normativi ed estetici incrociati armonicamente fra di loro. La VR, in tal senso, consente di definire un layout in cui il Facility Management risponda agli adempimenti di legge, per esempio in materia di distanziamento sociale, ma anche a regole di areazione e igiene, a principi di ergonomia per le singole postazioni, nonché alla disposizione ideale di impianti e arredi. Generalmente l’utilizzo di tool VR si accompagna a un’analisi what-if in grado di proiettare una serie di scenari possibili che tengano conto di alcune variabili. Soprattutto oggi, più che in passato, questo si traduce in una modularità nel disegno degli spazi in cui la rotazione degli occupanti sia connessa a consumi “intelligenti” riferiti alla presenza o meno delle persone, invece che all’edificio considerato nella sua staticità.
Employee journey e Facility Management
Dalla fase progettuale del Facility Management quella operativa deve riuscire a seguire l’intero employee journey dentro e fuori l’ufficio. In una situazione come quella attuale, in cui le persone tenderanno sempre più ad alternare momenti di lavoro nella sede dell’azienda con altri svolti a casa o altrove, è necessario integrare le informazioni di rilevamento degli accessi con i vari servizi gestiti tramite il Facility Management. Questo significa, per esempio, che la prenotazione di una sala riunioni, dentro la quale si può entrare con un QR code o con il proprio badge personale, va inserita in un cruscotto informativo che non solo faccia risultare la sala indisponibile per il periodo di utilizzo, ma anche subito dopo per i processi di sanificazione. Come si vede, si tratta in questo caso di una tipica attività appannaggio del Facility Management che ha bisogno di appoggiarsi a una piattaforma tecnologica da cui ricavare dati sempre aggiornati in termini di occupancy, riscaldamento, illuminazione e così via.
Un Facility Management out of the box
Il terzo strumento che contribuisce a rendere il Facility Management davvero moderno è la sua attitudine a trovare soluzioni “out of the box”, come si suol dire, cioè fuori dagli schemi. Se prima l’ufficio prevedeva un tot numero di persone appartenenti alla medesima azienda, adesso si può aprire al coworking e alla condivisione degli spazi, può diventare un hub in cui far vivere quel senso di community che nel remote working si rischia di smarrire. Esistono vari modi per supportare un uso flessibile di postazioni di lavoro per le attività che richiedono concentrazione, per quelle che invece vanno fatte in team e per quelle che hanno l’obiettivo di creare maggiore engagement. Tutto questo, però, implica che ci sia un Facility Management elastico, cioè capace di adattarsi ai flussi dinamici che caratterizzano l’organizzazione del lavoro nel mondo contemporaneo. Un mondo in cui, più che di un ufficio, le persone sono in cerca di luoghi in cui vivere un’esperienza professionale soddisfacente.
Facility Management, aziende da scegliere
Dopo aver elencato gli strumenti che occorrono nell’odierno Facility Management, le aziende da scegliere in questo segmento di mercato vanno identificate avendo chiari alcuni criteri. Anzitutto devono possedere nel proprio background un insieme di competenze multidisciplinari che le mettano in grado di interfacciarsi con gli owner, da una parte, e con i provider, dall’altra. I primi, che spesso coincidono con i proprietari degli immobili, hanno l’esigenza di sfruttare al massimo gli spazi a loro disposizione. I secondi hanno la necessità di avere interlocutori che valorizzino le loro tecnologie all’interno di soluzioni integrate con il contesto specifico d’impresa. Perciò, nel Facility Management le aziende che riescono a offrire servizi, tecnologie e piattaforme rappresentano la sintesi di entrambi i punti di vista. Per le organizzazioni che ne usufruiscono, invece, sono la migliore garanzia per potersi focalizzare sul proprio core business, delegando all’esterno tutte le attività a corollario. Ecco perché nella scelta della realtà che opera nel Facility Management, l’azienda deve orientarsi sul partner che dimostri di rispondere ai criteri su accennati.
