Molti degli edifici utilizzati oggi dalle aziende sono stati pensati e costruiti su concetti architettonici e psico-sociali vecchi di oltre 50 anni. Questo si riflette su una modalità di utilizzazione degli spazi che non corrisponde alle necessità e al modo di lavorare richiesto dai nostri tempi; tale problematica genera una perdita di produttività e costi di gestione eccessivi che potrebbero riflettersi su una riduzione di competitività.
Secondo alcuni recenti studi gli uffici basati su questi vecchi schemi portano il 70% dei dipendenti a essere «disangaged» (“Change Your Space, Change Your Culture” di Rex Miller) e allo spreco del 50% di spazio (Gensler “Measuring the Tangibles and Intangibles of FWM”).
Date queste premesse emerge il potenziale e la strategicità del ripensare i luoghi di lavoro, da considerare non solo come elemento di riduzione dei costi collegati agli spazi inutilizzati ma soprattutto come leva per aumentare la percentuale di “engangement” dei dipendenti. Riuscire infatti a migliorare del 10% la produttività delle risorse umane si riflette su un vantaggio economico 20 volte superiore a quello ottenuto con la riduzione del 10% degli spazi.
Gli ambienti andrebbero quindi riprogettati mettendo al centro il benessere delle persone e considerando il valore generato dalle attività svolte da quest’ultimi. Secondo uno studio svolto da JLL global (What do you really do at work- pdf 2014), il 74% del valore viene generato durante le attività che riguardano il pensare, il confrontarsi e il brainstorming ma oggi gli spazi, per come sono strutturati, non sono pensati per favorire queste attività, né sono ideati per aumentare il livello di benessere e di “engagement”.
E’ per questo che molte delle aziende più innovative stanno ripensando l’uso degli spazi all’interno dei loro uffici, facendo evolvere la postazione individuale verso postazioni flessibili e specializzate in funzione delle attività che le persone devono svolgere (activity based). Gli uffici diventano quindi più adatti alla collaborazione, alla creatività e favoriscono nuove esperienze lavorative integrando processi, cose e persone. Più coinvolgimento e collaborazione, più connessioni aperte e peering, più apertura e interoperabilità e soprattutto più benessere e confort per l’asset più importate delle aziende: le persone.Per raggiungere questo obiettivo è importante rivedere il processo progettuale partendo dall’ analisi degli occupanti, della modalità di utilizzo degli spazi, della customer journey dei dipendenti e dei loro profili psicologici prevalenti, per fornire spazi differenti e idonei alle diverse attività.Per consentire la coesistenza e la disponibilità a tutti i lavoratori di differenti tipologie di ambientazione è necessario adottare un modello di lavoro smart e flexible in modo che ognuno possa beneficiare dello spazio più idoneo e confortevole.
Quindi implementazione di app per le prenotazioni, sensori di rilevamento della presenza , sensori per il monitoraggio del confort, tecnologie intelligenti che imparano dai nostri comportamenti, il tutto integrato con sistemi di gestione immobiliare e BMS per recuperare quel 70% di dipendenti “disangagement” che possono generare molto più valore di ogni altra azione di taglio dei costi.
