Gestione degli uffici: 4 cose che i Coworking insegnano alle aziende

Perché quando si parla di un’ottimale gestione degli uffici si finisce per prendere in considerazione le strutture di coworking più innovative? Da un lato c’entra sicuramente il loro fascino: nel corso degli anni, gli spazi di coworking sono cambiati moltissimo, passando da essere dei (semplici) luoghi di lavoro popolati da freelance e startup ad essere spazi da vivere e condividere, aperti 24 ore al giorno, usufruiti da singoli professionisti ma anche da aziende avviate e nei quali creare relazioni umane e professionali, sviluppare creatività e collaborazione. La grande evoluzione è stata quindi concettuale, di significato: se cinque anni fa il coworking era un trend, che come tale poteva esaurirsi, oggi è il nuovo modo di lavorare e sviluppare business per milioni di persone e decine di migliaia di aziende. Si stima che nel mondo ce ne siano circa 35.000 (via: allwork) e la sola WeWork, uno dei protagonisti del settore, ha attualmente 828 sedi distribuite su 120 città in tutti i continenti. Difficile, per non dire impossibile, che si tratti di un trend passeggero.

Coworking e gestione degli uffici

Le aziende devono quindi guardare al coworking con interesse e trarre spunto dal suo successo perché questo fenomeno rappresenta, dal punto di vista del design, delle tecnologie e, in termini più generali, della gestione degli uffici, la manifestazione concreta di innovazione dello spazio di lavoro. L’uso dell’aggettivo ‘concreto’ non è un caso: in questo settore, essere innovativi significa ottimizzare gli spazi, eliminare le inefficienze, massimizzare l’engagement, acquisire continuamente nuovi clienti e, cosa da non sottovalutare, ridurre i costi di gestione. Essere innovativi porta a risultati molto, molto tangibili, ed è per questo che le aziende devono prestare molta attenzione.

Ma perché il coworking ha così tanto successo? La risposta è semplice, per quanto vada poi spiegata: perché qualsiasi cosa, dalla progettazione degli spazi ai servizi, nonché alle tecnologie, non è progettata in funzione della produttività aziendale bensì di quella individuale. Al centro di ogni scelta, che sia di design, progettuale o tecnologica c’è sempre la persona.

Gestione degli uffici: i nemici del coworking

Partiamo dal design: in un’intervista, il direttore creativo di WeWork Devin Vermeulen fece notare quanto, nei primi tempi del coworking, la difficoltà maggiore fosse competere con le abitazioni delle singole persone. I concorrenti degli spazi di coworking non erano gli uffici, coi quali la vittoria sarebbe stata anche abbastanza agevole (pensiamo ai cubicoli, che tra l’altro potrebbero tornare in auge causa coronavirus), ma le case dei singoli professionisti, cosa che rendeva l’esito della sfida tutt’altro che certo, visto che lavorare in casa non costa. Eppure, lo human-centered design ha avuto la meglio: coworking è un luogo in cui si lavora, si creano e si intrattengono relazioni professionali, si sviluppano partnership tra aziende, si fa community e, soprattutto, si sviluppa naturalmente collaborazione tra professionalità, persone e imprese. Coworking ha avuto successo perché è un ecosistema professionale a 360° incentrato sulla persona.

Gestione degli uffici: ottimizzazione degli spazi, approccio data-driven

Come anticipato, la prima cosa che le aziende dovrebbero acquisire dai migliori coworking è l’approccio incentrato sulla persona e sulle sue relazioni: il cubicolo è costrittivo e ben poco dinamico, la postazione fissa in open space non favorisce la collaborazione o l’abbattimento dei silos di comunicazione di cui le aziende sono tristemente ricche. Poi, per un’ottima gestione degli uffici, le imprese possono partire dai quattro punti seguenti, che miscelano aspetti di progettazione degli spazi con le tecnologie necessarie a garantire efficienza e ottimizzazione dei costi. 

• Progettazione degli spazi in funzione dell’attività e della privacy

  È molto importante, in sede di progettazione, considerare diversi livelli che potremmo definire ‘energetici’ degli ambienti, disponendoli in modo tale da favorire passaggio, contatto e condivisione tra le persone. Per esempio, l’open space è perfetto per interagire e per l’operatività, ma non possono mancare aree con un livello maggiore di privacy, come quelle per i meeting, piccole stanze per conversazioni private e punti di incontro (activity based workplace).

• Gestione degli uffici e tecnologie smart

  Porre al centro le esigenze della persona significa sviluppare soluzioni tecnologiche per la gestione degli uffici che siano rivolte alla migliore customer experience. È insito nel concetto di coworking quello della condivisione di spazi, servizi e dispositivi: un servizio che permetta di prenotare una meeting room, una sala conferenze o anche solo una stampante con la semplicità di un tocco sullo schermo dello smartphone ha un peso enorme nei confronti dell’experience. Non parliamo, poi, di una soluzione integrata con il calendario aziendale o con un Virtual Assistant capace di anticipare le esigenze degli utenti e suggerire azioni corrispondenti. Risultati per l’azienda: nessuna perdita di tempo, nessun meeting saltato per lacune organizzative e zero incomprensioni per la condivisione delle risorse.

• Analisi dei dati per l’ottimizzazione degli spazi e dei costi

  Ottimizzare il luogo di lavoro significa avere dati su cui lavorare, ovvero su cui prendere decisioni strategiche o operative. Adottando un approccio data-driven, l’azienda può non solo ottenere utili insight circa il livello di utilizzo dei propri ambienti ed il loro gradimento, delle scrivanie, dei dispositivi, i percorsi effettuati delle persone, o studiare dati ambientali come illuminazione, temperatura e ricircolo d’aria, ma anche ottimizzare l’intero ambiente lavorativo in funzione delle rilevazioni. I risultati previsti sono due: un ambiente lavorativo a misura delle esigenze delle persone e un’avvertibile riduzione degli sprechi, cioè dei costi. Parlare di dati significa anche entrare nel mondo della data science, ovvero dell’AI/Machine Learning: tecniche avanzate di Computer Vision possono, per esempio, comprendere nel rispetto della privacy il sentiment delle persone dalle loro espressioni, cosa molto interessante ai fini della valutazione dell’engagement.

• Una gestione degli uffici in continuo miglioramento

  Nei migliori coworking, è normale dare un feedback per quanto concerne l’esperienza appena vissuta, che sia la comodità di una sala riunioni, la qualità del Wi-Fi o la semplicità di connessione wireless al monitor per i meeting. Realizzare un workspace a misura di professionista significa anche sfruttare la tecnologia per monitorare e migliorare continuamente il livello di servizio. Un sondaggio non sarà di certo la tecnologia più evoluta o ‘4.0’, ma la sua efficacia è indubbia.