Il passaggio a una dimensione agile del lavoro ha un impatto importante nei confronti dei processi e delle attività di space management. Il lavoro sta diventando sempre più diffuso e smart, disaccoppiato dal ferreo legame con un luogo preciso (l’ufficio), un orario e un anacronistico controllo di presenza. La presenza negli spazi aziendali ha subito una fisiologica riduzione, da cui la sfida di tenere alto l’engagement delle persone all’interno di un paradigma che non prevede più un assiduo contatto fisico. Sulla componente virtuale del nuovo modello di lavoro si può agire in termini di empowerment e mediante un investimento in community, su quella fisica – perché l’ufficio sta cambiando, ma continuerà ad essere un punto focale dell’esperienza lavorativa – occorre rivedere i processi di space management sotto una nuova luce e farsi assistere da una corretta abilitazione tecnologica.
Il legame tra Space Management ed engagement
In che modo lo Space Management può sostenere l’engagement? Per prima cosa, engaging è un luogo che non si limita ad offrire tutto ciò che serve per lavorare e produrre al meglio, ma che favorisce anche il benessere psicofisico delle persone e riesce, grazie a soluzioni strutturali e tecnologiche, a creare una forte connessione tra i valori dell’azienda e chi lavora per essa. Tutto ciò è particolarmente significativo in questo periodo, in cui il tempo trascorso in ufficio non corrisponde più al 100% dell’esperienza lavorativa ma a una quota sensibilmente inferiore.
Oggi, realizzare e gestire Engaging Places significa affrontare il tema sotto diversi punti di vista. Per esempio, la minore occupazione dei locali può portare a una rivisitazione degli spazi e all’adozione del modello di Activity Based Working che, fornendo una forte personalizzazione dell’esperienza, agisce in modo positivo sull’engagement, sul benessere e la produttività connessa. Inoltre, la riqualificazione degli spazi non si limita ad aumentare produttività e collaborazione, ma contribuisce ad ottimizzare i costi e asseconda la flessibilità del modello di lavoro.
Space Management e la forza del digitale
Un ambiente lavorativo moderno non potrebbe mai favorire l’employee engagement senza basarsi su un forte contributo tecnologico, che è alla base e abilita i nuovi paradigmi di lavoro. Sensori, dispositivi e piattaforme di analisi rendono gli uffici più evoluti quasi “senzienti” e pronti a modellarsi in funzione delle esigenze di chi li abita.
L’unico approccio gestionale in grado di creare engagement è quello che si basa sulla valorizzazione dei dati (data-driven): questi, raccolti ed elaborati da piattaforme IoT, device e sistemi a disposizione della workforce, possono guidare i processi di space management dell’immobile, poiché permettono di aumentare la conoscenza dell’utilizzo delle risorse nonché delle interazioni tra lo spazio e le persone. Oggi, infatti, la tecnologia non si limita a monitorare i servizi e, cosa tutt’altro che secondaria, intervenire proattivamente per garantirne la continuità, ma può andare ben oltre misurando il benessere soggettivo e la qualità delle relazioni, così da capire se l’ecosistema sta crescendo o meno, se si stanno sviluppando rapporti virtuosi, se il sistema delle relazioni è positivo e genera valore. In caso contrario, è sempre possibile apportare migliorie e interventi correttivi.
Una componente essenziale di uno Space Management orientato all’engagement è poi la flessibilità. Come tendenza significativa di quest’ultimo periodo troviamo proprio la flessibilizzazione degli spazi: gli ambienti devono poter essere riorganizzati in funzione delle necessità e i relativi servizi dimensionati dinamicamente, cosa possibile solo sulla base di una forte impronta digitale e un approccio data-driven. Tutto ciò deriva dal fatto che il modello di lavoro agile è in continuo divenire e ogni forma di rigidità, da quelle strutturali a quelle tecnologiche, rischia di scontrarsi con evoluzioni impreviste a livello organizzativo.
