Monitorare il contratto di facility con la Service Governance digitalizzata

19/12/2022 eFM Facility Management

È da tempo che i servizi di facility stanno aumentando la loro importanza all’interno delle organizzazioni, ma mai come oggi l’attenzione per la loro qualità è stata così forte per le aziende. La cura dell’esperienza fatta vivere alle persone nei diversi contesti, che siano lavorativi, di cura, educazione o shopping, diventa un elemento strategico. Da qui la grande attenzione posta già nella fase di stipulazione di un contratto di facility management. Eppure, in un passato non troppo lontano, la gestione dei servizi era considerata tutt’altro che strategica.

Questo cambio di paradigma ha alle spalle ragioni differenti, ma negli ultimi anni è stato accelerato soprattutto da due fenomeni. Il primo è quello del basso livello di engagement e la connessa Big Resignation, che porta milioni di dipendenti a cercare un nuovo posto di lavoro. Il secondo è quello dello smart working, trasformatosi in una specie di nuovo standard durante la pandemia.

Le aziende sono chiamate a prestare massima attenzione ai servizi che offrono ai loro dipendenti. Non solo devono mettere a disposizione spazi che siano “disponibili” e in grado di rispondere alle diverse esigenze professionali. Devono soprattutto pensare a soluzioni in grado di mantenere alto l’engagement delle risorse, che, da questo punto di vista, vengono considerate più dei clienti che dei lavoratori.

Un contratto facility management permette di mettere nero su bianco diversi aspetti fondamentali per la creazione di uno spazio di lavoro disponibile, funzionale ed ingaggiante. Ma è altrettanto fondamentale riuscire a poi a mantenerlo nel tempo e a monitorare lo stato dell’offerta dei servizi e confrontarli con quanto contrattualizzato.

Qui entra in campo la Service Governance digitalizzata: una soluzione che permette di accelerare e semplificare la gestione dei servizi e l’accesso a tante informazioni necessarie per prendere decisioni di business consapevoli.

 

Cosa vuol dire contratto di facility management oggi

La concezione contemporanea di contratto facility management non si limita a mettere a terra l’erogazione dei servizi che un tempo erano definiti “no core”. Piuttosto ha a che fare con la necessità di rendere gli spazi, le attrezzature e gli asset disponibili e funzionali allo svolgimento dell’attività lavorativa.

Da questo punto di vista il concetto base di disponibilità impiantistica prevede il funzionamento dell’impianto associato a un determinato livello di comfort. Si pensi in tal senso all’erogazione di elettricità, riscaldamento e raffrescamento, ma anche alla manutenzione, alle pulizie e via dicendo.

Oggi però un contratto di facility management va ben oltre il semplice concetto di disponibilità. Piuttosto insegue l’obiettivo di trasformare l’ambiente di lavoro in un luogo ingaggiante, che presti al dipendente la stessa attenzione che si è soliti indirizzare verso un cliente finale.

Migliorare la disponibilità dei servizi offerti significa migliorare la disponibilità degli spazi vissuti. Di conseguenza significa rendere un luogo più engaging e più in linea con le esigenze delle persone che lo popolano.

Il capitolato tecnico è il core di un contratto di facility management. Prevede la definizione sia dei servizi da erogare, sia delle modalità e degli standard con cui devono essere erogati. Dai servizi hard a quelli soft, passando per tutte le specifiche del caso: disciplina le programmazioni periodiche e i canoni, ma anche le attività straordinarie, la compliance normativa e ovviamente il monitoraggio.

Proprio il monitoraggio diventa un elemento fondamentale della Service Governance. Permette infatti di fissare i livelli di servizio che dovranno essere soddisfatti perché siano compliance, grazie all’utilizzo di benchmark di settore.

 

Perché digitalizzare la gestione di un contratto facility management

La digitalizzazione innanzitutto permette di posizionare le informazioni relative a tutti i servizi contrattualizzati in un unico “luogo” virtuale, disponibile a tutti gli stakeholder. A ciò si aggiunge un aggiornamento costante dello stato di avanzamento delle diverse attività.

La Service Governance digitalizzata quindi porta il monitoraggio dei contratti di facility management a un livello superiore, sia in termini di rapidità di accesso alle informazioni, sia in termini di visione d’insieme dello stato conservativo degli immobili in questione.