In questo momento storico facility management e appalto vanno spesso di pari passo. Le grandi corporate interessate ad acquistare i servizi di facility management di alta qualità stanno sempre più frequentemente ricorrendo alle gare d'appalto al fine di garantirsi i migliori servizi disponibili sul mercato al miglior prezzo. In risposta a questa crescente tendenza i fornitori di servizi (service provider) sono dunque chiamati a presentare una proposta a prova di concorrenza, puntando su soluzioni innovative e qualificanti.
“La progettazione di un servizio da offrire in una gara d’appalto rappresenta un’attività molto complessa e dispendiosa – spiega Valeria Nasole, Team Leader del Service Design in eFM – sia in termini di tempo da dedicare che di competenze da allocare. Tanto che spesso i fornitori di servizi immersi nello svolgimento delle attività specialistiche e operative preferiscono ricorrere al supporto di consulenti di settore. Inoltre, la stessa interpretazione della documentazione richiede un profondo bagaglio di competenze tecniche specialistiche”.
Per questo motivo moltissime aziende che erogano servizi di facility scelgono di ricorrere a un consulente esterno per progettare soluzioni competitive e sostenibili, da presentare in gara. Da questo punto di vista i numeri di eFM legati alle gare di appalto di facility management parlano chiaro: 85% di win rate per quanto concerne l’offerta tecnica e un totale di circa 2 miliardi di euro di servizi di procurement transati.
Come progettare un servizio innovativo
Le gare d’appalto di facility management richiedono spesso innovazione, che può essere intesa come ottimizzazione di processi, riduzione dei costi e attenzione alla sostenibilità. Ma i primi elementi da tenere in considerazione quando si risponde a un bando sono la comprensione e il rispetto dei requisiti richiesti dalla stazione appaltante.
Il service provider che offre elementi innovativi nel servizio deve essere poi in grado di sostenere e ammortizzare i costi relativi. Specie nel caso in cui la durata dell’appalto non sia particolarmente lunga. Il maggior rischio in tal senso consiste nel presentare un’innovazione significativa, senza però considerarla economicamente.
“L’innovazione viaggia a una velocità più elevata della sua concettualizzazione all’interno di un percorso di gara – commenta Daniele Grasselli, Business Unit Manager in eFM– Le nuove tecnologie diventano subito appetibili e capita vengano inserite nelle gare addirittura prima della loro industrializzazione”.
“Il valore aggiunto di eFM è che conosce sia la domanda che l’offerta – aggiunge Nasole – Ha il know-how per visionare la gara d’appalto, ma anche per progettare i servizi ottimali per il fornitore e per la stazione appaltante. Progettiamo servizi per le corporate e conosciamo le loro esigenze reali. Per questo possiamo aiutare un provider a evitare richieste non sostenibili, individuando soluzioni alternative competitive ed efficaci rispetto alle esigenze espresse”.
Il Service Design applicato a facility management e gare di appalto ha dunque la capacità di declinare la copertura: ovvero coprire in maniera puntuale le esigenze evidenziate nel bando, anche in termini innovativi, mantenendo però il requisito sostenibile. In questo modo il provider è effettivamente in grado di garantire un livello di innovazione elevato e realizzabile, senza che questo impatti eccessivamente sul conto economico del progetto.
Come progettare un’offerta sostenibile
Un importante requisito da tenere a mente quando si parla di facility management e appalto è la comprensione della gara. Le corporate conoscono molto bene le loro esigenze e si aspettano altrettanta chiarezza da chi proporrà loro un servizio.
Questo vuol dire essere in grado di progettare soluzioni concrete, ed effettivamente in grado di produrre i risultati richiesti. Anche nel caso in cui la gara d’appalto preveda un intervento particolarmente innovativo.
Un altro elemento di importanza sempre crescente è quello della sopracitata sostenibilità, da intendere nelle sue diverse accezioni: dunque sostenibilità ambientale, ma anche sociale ed economica.
Dopodiché le possibilità di innovazione sono molteplici: a partire dalla digitalizzazione di contratti, fino ad arrivare alla sensoristica che permette la manutenzione predittiva del singolo servizio. Dagli strumenti di monitoraggio della corretta esecuzione dei contratti alla proposta di nuovi modelli di governance dei servizi.
“Un aspetto spesso sottovalutato riguarda anche la progettazione e l’offerta di un modello di governance adeguato alla crescente esigenza di gestione richiesta dai servizi di facility management – conclude Grasselli – E proprio i provider in grado di offrire efficaci modelli organizzativi alle corporate sono quelli con maggiori probabilità di vittoria di una gara d’appalto di facility management”.
Anche in questo senso la collaborazione con un partner di comprovata esperienza permette di ottenere vantaggi misurabili, che proseguono ben oltre la vittoria di una gara d’appalto. Dalla riduzione dei costi all’aumento della disponibilità degli spazi. Fino ad arrivare a una crescita della compliance dei servizi che, nel caso di eFM, si attesta attorno al 70%.
