Come fare design thinking con la progettazione dell’ufficio

01/07/2020 eFM

Pur avendo compiuto all’incirca 60 anni, il design thinking è ancora poco noto (e poco praticato) in Italia. Ciò non toglie che l’Osservatorio Design Thinking della School of Management del Politecnico di Milano nel 2019 abbia registrato una certa vivacità attorno a questa metodologia di innovazione, segno di una sua lenta progressione nei nuovi approcci con cui le aziende cercano di svecchiare prassi consolidate. In tutto, i progetti di consulenza basati sul design thinking censiti dall’Osservatorio sono stati 291, distribuiti tra Italia (44%), Paesi Bassi (17%), Svezia (16%) e Regno Unito (17%). L’aspetto interessante è che in gran parte di questi progetti i processi cognitivi, strategici e tattici propri del design thinking si sono concentrati nel miglioramento di prodotti, servizi e linee di business. In sostanza, la genesi del design thinking, che all’inizio si riferiva esclusivamente ai settori dell’ingegneria, dell’architettura e dell’urbanistica, ha ceduto il passo a un metodo più ampio suddiviso in quattro modelli principali.

 

Il design thinking nella progettazione degli uffici

I paradigmi di design thinking riportati dall’Osservatorio sono i seguenti:

  • Creative problem solving per la risoluzione di problemi complessi;
  • Sprint execution per i test e la rapida realizzazione di prodotti o servizi;
  • Creative confidence per un maggiore coinvolgimento dei dipendenti nei processi creativi e di sviluppo;
  • Innovation of meaning per la ridefinizione della vision aziendale saldamente fondata sul purpose.

A vario modo, tutti e quattro i modelli trovano applicazione anche nella progettazione degli uffici contemporanei, un ambito che, oltre a rappresentare una sorta di “ritorno alle origini”, oggi ha un assist formidabile nell’evoluzione della digital transformation. Tale evoluzione, infatti, ha portato una ricchezza di tecnologie che, oltre a semplificare la vita di tutti i giorni, costituisce un supporto essenziale nel mondo del lavoro. Ma, affinché l’implementazione della tecnologia non corrisponda alla mera introduzione di device ultramoderni in un contesto obsoleto, entra in campo il design thinking, focalizzandosi su tre fattori convergenti: integrazione, esperienza, verifica.

 

L’integrazione tecnologica nel digital workplace

L’espressione più ricorrente per indicare il cambiamento che sta interessando le organizzazioni è “digital workplace”, dove l’apporto della parte innovativa dovuta alla digitalizzazione di strumenti e processi assume un ruolo centrale. Il design thinking fa in modo che tutti gli elementi hardware, software e infrastrutturali si integrino per un uso che sia funzionale al raggiungimento degli obiettivi di business. Il che significa un’armonizzazione di desktop e dispositivi mobili, un’architettura che abiliti allo smart working parziale o totale, un coinvolgimento di partner esterni che supportino l’IT nel trovare soluzioni pronte all’uso e poco onerose da gestire. La componente creativa del design thinking, così, si traduce in una celere implementazione che ridefinisce i valori dell’azienda.

 

L’employee experience guidata dal design thinking

Se l’integrazione di più tecnologie in un sistema univoco è la strada per rendere più fluido il workflow, è sull’esperienza dei lavoratori che il design thinking gioca la sua carta più importante. L’employee experience, infatti, ha la medesima rilevanza della customer experience. Perciò, se al dipendente viene offerto un device di ultima generazione, ma gli spazi in cui è costretto a trascorrere la sua giornata lavorativa non gli consentono di passare facilmente dalle attività singole a quelle in team, né di collaborare agilmente con i colleghi, la tecnologia non migliorerà la sua esperienza. Di conseguenza, la progettazione dell’ufficio, se davvero punta a valorizzare l’esperienza degli utenti come leva per incrementare la produttività, deve seguire una logica di ascolto delle reali esigenze di chi dentro l’ufficio ci vive tutti i giorni. 

 

La verifica che rende dinamica la progettazione

I moderni workplace, che grazie al design thinking mettono insieme dotazione digitale e ambienti di lavoro adatti agli end user, hanno soprattutto la caratteristica di essere predisposti alla verifica costante della soddisfazione delle persone che li abitano. Anzitutto, perché si fondano su una serie di dati (onboarding o registrazione presenza, qualità dell’ambiente, ecc.) che si prestano a essere letti in maniera aggregata per ottenere insight sul gradimento e i tassi di efficienza. In secondo luogo, giacché permettono di di monitorare in modalità “always-on” i livelli di employee engagement. Dall’unione di dati IOT e feedback ‘sociali’, la progettazione dell’ufficio tramite il design thinking si trasforma in un’azione dinamica, real-time, iterativa, che continua a perfezionarsi col tempo.

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