Lo Smart Office rappresenta l’essenza del new ways of working, che ormai si fondano sull’equilibrio e la sinergia tra una work experience fisica e una virtuale. Non è quindi l’ufficio di ieri, con i suoi open space, le sue postazioni fisse e le sale riunioni, bensì una declinazione moderna e tecnologica pensata per assecondare un modello di lavoro profondamente diverso, ibrido e diffuso per definizione (da Headquarter ad Hub Quarter).
Le aziende stanno attraversando un periodo di profonda trasformazione del paradigma lavorativo, una trasformazione culturale, organizzativa e di processi prima ancora che tecnologica. Lavorare è finalmente un’attività, un’esperienza, non è più un luogo fisico in cui ci si reca tutti i giorni. Circostanze esterne permettendo, oggi le persone possono lavorare da casa, recarsi in ufficio o in un coworking, cioè in qualsiasi luogo della città che sia in grado di assecondare al meglio l’esperienza lavorativa nel suo complesso ma anche l’attività che va svolta in quel preciso istante. È quindi palese che l’ufficio tradizionale debba cambiare e, assecondando una tendenza ormai molto di moda, diventare smart.
Il vecchio ufficio diventa uno Smart Office
Da questo stato di cose, le aziende possono trarre grandi opportunità: possono infatti riprogettare i propri ambienti e realizzare saving immediati (se l’ufficio è diffuso, l’occupazione dei locali è fisiologicamente minore), ma soprattutto creare luoghi engaging allineati con un’esperienza lavorativa moderna e connessa. Largo quindi alla rimodulazione degli spazi secondo i principi dell’Activity Based Working, all’utilizzo di sensoristica avanzata e di Intelligenza Artificiale per l’ottimizzazione dei servizi, ai sistemi di asset booking per la prenotazione di postazioni, sale riunioni, aree social, posti auto e coworking, e agli experience assistant che adottano un approccio olistico e aiutano le persone a vivere la migliore esperienza lavorativa possibile nell’era dell’ufficio diffuso. Nella sua declinazione fisica, lo Smart Office è il frutto di scelte architettoniche, di design, arredo e tecnologiche finalizzate a renderlo engaging, capace di favorire la collaborazione e di manifestare al meglio la cultura e i valori dell’azienda.
Smart Office come fonte di creatività e innovazione
Smart Office può essere una straordinaria fonte di creatività: alcune aree, precedentemente occupate dai dipendenti dell’azienda, possono essere condivise con altre organizzazioni, adibite a spazi aperti per professionisti esterni, così da generare contatti positivi, casual collisions, valorizzare idee e punti di vista differenti, nonché alimentare la creatività da cui nasce l’innovazione. La creatività può essere favorita anche in altri modi: per esempio, progettando zone condivise che favoriscano l’incontro di persone di aree aziendali diverse, sale perfettamente attrezzate per attività di brainstorming, ma anche creando luoghi dedicati alla massima concentrazione e molto altro.
La declinazione virtuale di Smart Office e il valore della community
Smart Office, nella sua accezione di ufficio diffuso, ha quindi una componente fisica e una virtuale. Anche la sua declinazione virtuale dà all’azienda delle straordinarie opportunità: a differenza del passato, infatti, oggi è possibile riunire tutta la workforce all’interno di un unico luogo virtuale, a prescindere dalla divisione, sede, nazione, punto vendita e stabilimento. Nel workplace digitale rientra tutta l’azienda, comprensiva dei field worker che per anni si sono sentiti separati dalla cultura e dai valori dell’organizzazione. La trasformazione del paradigma del lavoro e l’introduzione di uno Smart Office è quindi un’occasione straordinaria per abbattere silos radicati da anni, rivedere tratti della cultura aziendale poco adatti all’agile working, creare nuove dinamiche di comunicazione e abbattere le tradizionali logiche top-down. L’obiettivo è introdurre un modello che favorisca la collaborazione, il dialogo costante ma anche quello casuale, il feedback e la partecipazione, perché da essi dipendono proprio la creatività e l’innovazione.
Per ottenere questo risultato non sono però sufficienti le piattaforme abilitanti, ma sono necessari un profondo percorso di trasformazione e un forte investimento dell’azienda nella sua community. Per quanto concerne quest’ultima, c’è infatti il rischio che risenta dei ridotti contatti fisici che il nuovo paradigma lavorativo porta con sé, allontanandosi dall’engagement. L’azienda può efficacemente rispondere creando spazi virtuali, organizzando un palinsesto di eventi, favorendo il dialogo e l’interscambio di conoscenza, così da avvicinare ulteriormente la community ai valori con cui l’impresa si pone sul mercato.
