Digital workspace: 3 trend che rivoluzionano l'ufficio

26/08/2020 eFM

Diamo subito una definizione: digital workspace è l’equivalente digitale del concetto di ufficio fisico che ci ha accompagnato per decenni e che per così tanto tempo è stata l’unica dimensione possibile del lavoro. Operare in un digital workspace significa che gli employee possono lavorare ovunque si trovino (per scelta o necessità), ma soprattutto che lo possano fare senza limitazioni derivanti dall’esecuzione remota dei task. È un cambio di paradigma importante, che coinvolge la cultura dell’azienda, l’organizzazione, la leadership, ma anche gli strumenti a disposizione degli employee e, da un punto di vista più tecnologico, l’accesso remoto ai sistemi, la sicurezza e la protezione del dato.

Ciò premesso, possiamo interrogarci circa i principali trend che stanno rivoluzionando l’ufficio proprio nell’era del digital workplace, posto che lo stesso termine “ufficio” è, in virtù di quanto appena detto, soggetto a un’importante evoluzione di significato. Eccone tre, certamente significativi.

 

1. Un new normal ibrido, fatto di sinergia tra fisico e virtuale

Il primo trend che rivoluziona l’ufficio è concettuale. Siamo passati da una dimensione solo fisica a una solo digital (quella del lockdown, per intenderci), e finalmente a una nuova normalità ibrida, in cui l’esperienza lavorativa deve essere un’abile sinergia tra entrambe. La prima dimensione, quella fisica, resta fondamentale per innescare relazioni, contatti e collisioni casuali, ma anche collaborazione istintiva e per rafforzare il senso di community attorno ai valori dell’azienda; l’altra, quella virtuale, è perfetta per comunicare e collaborare in modo rapido ed efficiente, per svolgere i propri task andando dritti al punto e senza perdite di tempo, alimentando il proprio engagement su una maggiore responsabilizzazione e più indipendenza.

 

2. Digital workspace: l’ufficio diventa sempre più intelligent

Le tecnologie che fanno parte del macrocosmo dell’Intelligenza Artificiale stanno plasmando, e plasmeranno sempre di più l’ufficio, sia nella sua dimensione virtuale che in quella fisica. Gli esempi sono pressoché infiniti: in un contesto di digital workspace, gli assistenti digitali possono aiutare efficacemente gli employee a gestire la propria giornata, a convocare e a organizzare meeting; possono automatizzare svariati task a seconda degli strumenti gestionali in uso, ma anche a scegliere la migliore postazione fisica - secondo un modello di Activity Based Working - a seconda dell’attività da svolgere e delle preferenze dell’utente stesso, acquisite tramite feedback e analisi dei dati dei precedenti comportamenti. Ma visto che ormai, come spiegato più in alto, l’ufficio è un’entità ibrida, anche lo spazio fisico sta diventando intelligente, o meglio ancora “sensible”: tramite la sinergia tra IoT e AI, è possibile organizzare al meglio gli spazi, studiare il comportamento degli employee per garantire loro la migliore esperienza, fornire loro servizi avanzati e, lato azienda, ottimizzare l’erogazione dei servizi.

 

3. Employee experience diventa protagonista

Sappiamo che il concetto stesso di digital workspace non è nato per fornire un’alternativa moderna alle modalità di lavoro tradizionali, bensì una che fosse più produttiva, efficiente e anche soddisfacente per chi lavora. Una trasformazione in piena regola, che come tale trova sul suo cammino diverse sfide: culturale, organizzativa, tecnologica, di leadership ecc. Rendere produttivo, efficace ed efficiente un digital workspace è senza dubbio più complesso rispetto a un paradigma di lavoro del passato.

Molte aziende, infatti, si sono rese conto durante il lockdown che non è sufficiente fornire tecnologia, attivare piattaforme di collaboration o abilitare le VPN per massimizzare la produttività: così facendo hanno certamente preservato la continuità del business, ma non hanno ottenuto i risultati promessi dal lavoro agile. Ecco perché, nel capitolo dei trend interessanti, ci mettiamo senz’altro il fatto che le imprese stiano iniziando a rivedere i propri modelli di lavoro mettendo al centro l’employee experience, cosa che (logicamente) si allontana dal concetto di “fornire tecnologia per lavorare” e porta a sviluppare sinergie profonde ed efficaci tra persone, luoghi e tecnologie.

I 5 step per l'ufficio diffuso: clicca qui e scarica l'infografica