Per ottimizzare il facility management negli immobili multisito bisogna innanzitutto considerare la numerosità di informazioni da tenere sotto controllo. Si tratta infatti di società che devono gestire molteplici punti vendita, spesso molto diversi tra loro. In questi casi i beni sono distribuiti su un territorio altro e si contano decine, se non addirittura centinaia di responsabili di punto vendita che hanno bisogno di servizi e coordinamento.
L’utilizzo di piattaforme digitali per la gestione dei servizi di facility permette di veicolarli molto più rapidamente, ma non solo. Consente di migliorare in assoluto il monitoraggio degli spazi multisito, di semplificare e ripensare i rapporti con i fornitori: “Lo facciamo attivando tempestivamente quelle che sono le esigenze – spiega Andrea Bonelli, Business Developer eFM – quindi le eventuali problematiche che emergono. Attivando direttamente il fornitore e seguendo la risoluzione della problematica dalla prima individuazione alla fine dell’intervento”.
Perché scegliere un software di gestione del facility management
Quando si parla di realtà multisito la gestione del facility management è semplicemente fondamentale. Le aziende con patrimonio così esteso hanno bisogno di processi rodati ed efficaci. Anche perché l’inefficienza si trasforma molto rapidamente in disservizio e/o in costi eccessivi. Basti pensare alla manutenzione dei punti vendita e alle eventuali criticità che potrebbero derivare da una loro indisponibilità, seppur momentanea.
I processi di manutenzione sono un elemento particolarmente sensibile per le aziende. Da una parte la difficoltà di monitorare i servizi garantiti dai contratti: verificare che un lavoro sia stato eseguito per tempo e con la qualità necessaria. Dall’altra l’impossibilità di mettere un freno agli errori e alle spese impreviste.
Digitalizzare e quindi ricorrere ad una piattaforma digitale di gestione del facility management permette di ridurre la mole di lavoro manuale e, di conseguenza, di efficientare il processo (meno tempi e costi), limitare la percentuale di errore e soprattutto aumentare la disponibilità e la fruibilità dei luoghi.
Digitalizzare e semplificare il facility management
Un primo step per arrivare a una gestione del facility management più moderna consiste nella digitalizzazione: prima quella dei contratti e poi quella dei processi. Questa operazione è particolarmente impegnativa, soprattutto per le aziende multisito: realtà che portano in dote migliaia di documenti e, in certi casi, centinaia di tipologie di adempimenti per punto vendita.
La digitalizzazione contrattuale getta le basi per l’utilizzo di una piattaforma immobiliare di gestione del facility management. Una soluzione digitale che permette di semplificare i processi di compliance e, più in generale, di impostare nuove strategie decisionali data-driven. Si pensi in tal senso alla possibilità di monitorare le prestazioni di un fornitore, verificando che svolga i servizi nel rispetto dei termini contrattuali (Service Level Agreement).
MYSPOT è la piattaforma pensata da eFM per migliorare il facility management in grado di gestire la fase esecutiva dei contratti, diventando un vero e proprio elemento di contatto tra committenti e provider: “MYSPOT permette di avere tutte le informazioni in un unico punto – commenta Bonelli – Di avere un quadro chiaro della situazione per quanto riguarda la gestione ordinaria. Ma anche per capire le performance del patrimonio, indipendentemente da dove si trovi dislocato sul territorio”.
Con MYSPOT le aziende possono controllare processi e operazioni, identificando rapidamente eventuali inefficienze. Possono consultare migliaia di informazioni, organizzate in dashboard sintetiche, in modo da pianificare strategie future sulla base di dati concreti.
Gestione facility e disponibilità degli ambienti
La dashboard di sintesi di MYSPOT fornisce una visione d’insieme di parametri relativi agli ambienti di lavoro: dai costi complessivi a quelli per intervento; dai ticket aperti ai tempi medi di intervento per arrivare a chiusura.
La piattaforma permette un miglioramento sensibile delle performance di un punto vendita piuttosto che di uno spazio espositivo. La soluzione per gestire il facility management rende possibile la creazione di un gemello digitale, una vera e propria mappatura digitale degli ambienti che entra nei minimi dettagli: ad esempio certificando la posizione e l’ingombro delle diverse categorie di prodotto all’interno di un negozio.
La mappatura digitale mette a terra tutta una serie di informazioni che, confrontate tra loro, consentono il miglioramento delle prestazioni di un punto vendita. Si pensi al confronto tra ingombro/posizionamento dei prodotti e indici di redditività e performance per categoria: “In questo modo il cliente ha tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni – conclude Bonelli – Può capire effettivamente dove indirizzare il budget di investimento e può qualificare gli interventi, dando un riscontro dal punto di vista del ROI. Ma, soprattutto, può focalizzarsi sugli aspetti critici”.
Con MYSPOT l’efficienza si traduce in maggiori disponibilità e qualità dell’ambiente gestito. L’obiettivo di eFM infatti è quello di ottimizzare il patrimonio immobiliare del cliente e garantire la sua massima disponibilità per gli usi per cui è stato progettato, il tutto semplificando i processi di gestione ed assicurando la compliance normativa.
