Oggi la gestione dei servizi sugli immobili va oltre la manutenzione e l’offerta delle attività tradizionali riconducibili nell’ambito del Facility Management. La digital transformation e il cambiamento profondo nelle abitudini di lavoro, cambiamento talvolta accelerato a causa di fenomeni eclatanti come quello pandemico, hanno impresso un significato nuovo al concetto classico di gestione dei servizi sugli immobili. Spazio fisico e digital workplace si presentano in maniera sempre più integrata, tanto che le realtà più innovative che operano nel Facility, oltre a seguire la parte contrattuale e dei vari servizi accessori, puntano a una proposta globale in grado di rendere i luoghi smart. In questo modo l’asse della gestione dei servizi sugli immobili si sposta dalla cura dell’edificio a quella della user experience, dall’attenzione verso la struttura al focus sulla qualità dell’esperienza dei suoi occupanti. Siano essi employee, coworker o studenti, l’ottimizzazione dei processi che ruotano attorno al workplace si concentra sul loro journey lungo tutto il percorso.
Gestione dei servizi sugli immobili: l'occupancy rate
Il primo elemento che caratterizza una gestione dei servizi sugli immobili in linea con i trend attuali è la capacità di governare intelligentemente l’occupancy rate. Se c’è una cosa che abbiamo imparato nel periodo del lockdown è che gli uffici svuotatisi all’improvviso non per questo hanno smesso di pesare sui bilanci delle aziende. Tra costi fissi, affitti e leasing operativi, il remote working ha inciso poco in termini di cost saving. Al contrario, un ridisegno delle attività in cui le spese siano correlate automaticamente all’uso delle postazioni, che a loro volta, prevedano una modulazione dei consumi in base alla presenza o meno dell’utente, è la risposta migliore a dinamiche organizzative fluide. In pratica, più che sul “dove”, l’azienda dovrebbe concentrarsi sul “come” avviene la prestazione lavorativa. Inoltre, il monitoraggio dell’occupancy adesso è anche il sistema più conveniente per adempiere alla normativa riguardante le pratiche di sanificazione richieste prima e dopo l’utilizzo di spazi comuni quali, per esempio, le sale riunioni.
L’ottimizzazione degli spazi di lavoro
I percorsi di ottimizzazione degli spazi di lavoro, di cui il governo dell’occupancy rate è parte integrante, richiedono una progettazione accurata degli ambienti in funzione di un loro uso sempre più flessibile. Tramontata l’epoca dell’open space come modello imperante, oggi si assiste a una definizione degli spazi in chiave modulare, suddivisi in particolare a seconda che debbano ospitare il singolo o più persone che operano in team. A maggior ragione quando all’interno del medesimo edificio o su uno stesso piano vengono ospitati dipendenti che appartengono a organizzazioni differenti. L’ottimizzazione degli spazi di lavoro, in tal senso, segue criteri di permeabilità da uno contesto all’altro, con lo scopo di superare la rigidità tipica del concetto di postazione fissa. Da qui una distribuzione dei locali in cui il passaggio dalle attività svolte in autonomia a quelle condotte in collaborazione con i colleghi possa avvenire immediatamente e senza “frizioni”. Un’ulteriore tassello a sostegno dell’aumento della produttività.
Flessibilità e nuovo mindset nella gestione dei servizi sugli immobili
L’incremento della produttività scaturisce da fattori quali l’employee engagement, oltre che da una maggiore conciliazione tra vita privata e professionale. Nella gestione dei servizi sugli immobili questo si traduce in una flessibilità speculare rispetto a quella dei modelli di collaborazione. Ciò significa che le forme contrattuali possono variare dalla prenotazione di una singola postazione all’affitto a breve termine di un ufficio, dalla property negotiation fino agli addendum su servizi specifici di manutenzione e assistenza. Non solo. È la concezione stessa di luogo di lavoro che ha subito ormai una tale estensione (dalla sede principale al domicilio o dovunque si trovi lo smart worker) che occorre un nuovo mindset anche sul fronte della gestione dei servizi sugli immobili. Gli uffici saranno sempre meno contesti anonimi in cui trascorrere gran parte della giornata per convertirsi in hub che facilitano il team working, la creatività, l’innovazione e la contaminazione delle idee.
Dal real estate classico verso il nuovo paradigma della gestione dei servizi sugli immobili
Analogamente a quanto sta avvenendo nel mondo della sharing economy, che vede la condivisione di auto, biciclette o monopattini, il real estate si sta spostando verso il nuovo paradigma dello space sharing. In questa transizione la sfida è quella di individuare quei servizi digitali che permettano di abilitare le piattaforme dello “space as a service”. Oltre a una chiave digitale necessaria ad aprire gli spazi ai fini della loro prenotazione e geolocalizzazione, occorre prevedere la possibilità di filtrare dinamicamente utilities e facilities, in un’ottica di gestione dei servizi sugli immobili che si collochi al crocevia tra ottimizzazione degli ambienti fisici e uso intelligente delle tecnologie. Con il risultato di mappare gli abitanti in base a differenti criteri (community, competenze, esigenze condivise ecc.) e, soprattutto, di disegnare smart contract capaci di regolare in tempo reale servizi mutevoli che corrispondono a uno spazio liquido, o almeno fluido. Per continuare nel paragone dello sharing riferito al settore della mobility, in cui sovente si parla di Car2go, la gestione dei servizi sugli immobili diventerà così la leva per lo Space2live.
La gestione dei servizi sugli immobili basata sui dati di luoghi e persone
Per realizzare quanto appena richiamato, i processi di gestione dei servizi sugli immobili devono fondarsi su un ricco dataset che comprenda tutte le informazioni su luoghi e persone. Riguardo ai primi, soprattutto grazie alla sensoristica IoT (Internet of Things) collegata a una o più console di monitoraggio, è possibile tracciare costantemente il funzionamento di impianti e sistemi, provvedere tempestivamente in caso di guasti, intervenire per evitare sprechi e ottimizzare i consumi. In merito alle persone, qualsiasi dato ed istant feedaback sulle abitudini, sulle preferenze, sui tassi di soddisfazione relativi ai servizi erogati può essere ricavato dalla piattaforma con cui gli utenti interagiscono quando devono accedere ai locali messi loro a disposizione dall’azienda. La medesima piattaforma, poi, consente di raccogliere feedback creando sondaggi ad hoc per verificare se e quanto l’ambiente di lavoro corrisponda realmente alle aspettative dell’end-user. Avere l’opportunità di modificare i punti di attrito praticamente real-time e di risolvere eventuali problemi segnalati da chi usufruisce dello spazio è forse una delle componenti più rivoluzionarie in una moderna gestione dei servizi sugli immobili: si realizzeranno così dei “sensible places”, luoghi capaci di ascoltare chi li vive e di rispondere in tempo reale alle loro esigenze.
