Le aziende che puntano a massimizzare l’efficienza dei propri team e dei dipendenti devono mettere in atto strategie volte a realizzare un vero e proprio digital workspace. Si tratta di un processo di trasformazione a tutti gli effetti che va ben al di là di una “semplice” abilitazione tecnologica: creare un ambiente di lavoro fondato sul digitale per la gestione remota dei processi, per la comunicazione e la collaborazione comporta, infatti, un adeguamento importante anche a livello culturale e organizzativo, cui sommare un’adeguata dotazione di strumenti tecnologici.
Ma cos’è un digital workspace? Per quanto non esista una definizione universalmente accettata, digital workspace è l’equivalente digitale del concetto di ufficio fisico che ci ha accompagnato per decenni e che per così tanto tempo è stata l’unica dimensione possibile del lavoro. Operare in un digital workspace significa che gli employee possono lavorare ovunque si trovino (per scelta o necessità), ma soprattutto che lo possano fare senza limitazioni derivanti dall’esecuzione remota dei task. Il concetto è complementare a quello che la maggior parte delle aziende ha imparato a conoscere negli ultimi mesi, cioè allo smart working. Mentre quest’ultima espressione è incentrata sul modello di lavoro (che diventa smart, cioè connesso, diffuso, indipendente da luoghi e orari), il concetto di digital workspace è, per sua natura, più incentrato sugli strumenti, le soluzioni e le tecnologie che lo abilitano. A prescindere dalla definizione, però, si tratta di un cambio di paradigma importante, che coinvolge la cultura dell’azienda, l’organizzazione, la leadership, ma anche gli strumenti a disposizione degli employee e, da un punto di vista più tecnologico, l’accesso remoto ai sistemi, la sicurezza e la protezione del dato.
A cosa serve un digital workspace? Per rispondere bisogna adottare un punto di osservazione piuttosto alto. Se, infatti, da un lato si potrebbe parlare di miglioramento della produttività, delle performance dei team e anche di soddisfazione/engagement degli employee, salendo di livello si può dire che digital workspace serva alle aziende per trasformare il proprio modello di lavoro e per abbracciare così modalità agili, diffuse, connesse e quanto mai smart. Ma perché farlo? Semplice: l’agilità è essenziale poiché accelera il time-to-market, permette alle aziende di rispondere velocemente a nuovi trend di consumo, di assecondare le esigenze dei clienti, di prevederne le mosse, di massimizzare l’efficienza interna e di perfezionare i rapporti con i partner. Solo un ambiente di lavoro digitale, veloce e fondato su una workforce diffusa che collabora da remoto ai processi può fornire all’azienda l’agilità necessaria per affrontare i mercati di oggi e di domani. Digital workspace serve proprio a questo: a supportare l’azienda nel cammino verso il futuro, facendo in modo che non perda terreno nei confronti di player più veloci, dinamici e reattivi.
Digital Workspace Management significa gestire al meglio il workspace digitale, facendo sì che garantisca la massima produttività senza concedere nulla in termini di sicurezza. Un Digital Workspace, infatti, deve disporre di strumenti adeguati che permettano agli employee di raggiungere i propri obiettivi senza vincoli di postazioni, luoghi e orari: a tal fine, si parte dalle soluzioni di Unified Communications & Collaboration, fondamentali per massimizzare la sinergia tra i canali di comunicazione (dalle telefonate alle e-mail, dalle conference call alle video-call) e, soprattutto, per supportare la collaborazione remota a processi aziendali che coinvolgono dati, documenti e transazioni. Visto che il paradigma di lavoro sarà sempre più ibrido, assumono poi importanza gli experience assistant che guidano l’employee nella migliore organizzazione e gestione della giornata lavorativa, andando dalla prenotazione di sale riunioni e postazioni (selezionate in funzione dell’esperienza) alla gestione automatica degli accessi in azienda. Il tutto, supportato da una gestione sicura dell’infrastruttura IT e degli endpoint, che in smart working comprendono non solo il PC della scrivania, ma anche i laptop, gli smartphone, i tablet e, perché no, anche lo smartwatch.
Ciò premesso, possiamo interrogarci circa i principali trend che stanno rivoluzionando l’ufficio proprio nell’era del digital workplace, posto che lo stesso termine “ufficio” è, in virtù di quanto appena detto, soggetto a un’importante evoluzione di significato. Eccone tre, certamente significativi.
Il primo trend che rivoluziona l’ufficio è concettuale. Siamo passati da una dimensione solo fisica a una solo digital (quella del lockdown, per intenderci), e finalmente a una nuova normalità ibrida, in cui l’esperienza lavorativa deve essere un’abile sinergia tra entrambe. La prima dimensione, quella fisica, resta fondamentale per innescare relazioni, contatti e collisioni casuali, ma anche collaborazione istintiva e per rafforzare il senso di community attorno ai valori dell’azienda; l’altra, quella virtuale, è perfetta per comunicare e collaborare in modo rapido ed efficiente, per svolgere i propri task andando dritti al punto e senza perdite di tempo, alimentando il proprio engagement su una maggiore responsabilizzazione e più indipendenza.
Le tecnologie che fanno parte del macrocosmo dell’Intelligenza Artificiale stanno plasmando, e plasmeranno sempre di più l’ufficio, sia nella sua dimensione virtuale che in quella fisica. Gli esempi sono pressoché infiniti: in un contesto di digital workspace, gli assistenti digitali possono aiutare efficacemente gli employee a gestire la propria giornata, a convocare e a organizzare meeting; possono automatizzare svariati task a seconda degli strumenti gestionali in uso, ma anche a scegliere la migliore postazione fisica - secondo un modello di Activity Based Working - a seconda dell’attività da svolgere e delle preferenze dell’utente stesso, acquisite tramite feedback e analisi dei dati dei precedenti comportamenti. Ma visto che ormai, come spiegato più in alto, l’ufficio è un’entità ibrida, anche lo spazio fisico sta diventando intelligente, o meglio ancora “sensible”: tramite la sinergia tra IoT e AI, è possibile organizzare al meglio gli spazi, studiare il comportamento degli employee per garantire loro la migliore esperienza, fornire loro servizi avanzati e, lato azienda, ottimizzare l’erogazione dei servizi.
Sappiamo che il concetto stesso di digital workspace non è nato per fornire un’alternativa moderna alle modalità di lavoro tradizionali, bensì una che fosse più produttiva, efficiente e anche soddisfacente per chi lavora. Una trasformazione in piena regola, che come tale trova sul suo cammino diverse sfide: culturale, organizzativa, tecnologica, di leadership ecc. Rendere produttivo, efficace ed efficiente un digital workspace è senza dubbio più complesso rispetto a un paradigma di lavoro del passato.
Molte aziende, infatti, si sono rese conto durante il lockdown che non è sufficiente fornire tecnologia, attivare piattaforme di collaboration o abilitare le VPN per massimizzare la produttività: così facendo hanno certamente preservato la continuità del business, ma non hanno ottenuto i risultati promessi dal lavoro agile. Ecco perché, nel capitolo dei trend interessanti, ci mettiamo senz’altro il fatto che le imprese stiano iniziando a rivedere i propri modelli di lavoro mettendo al centro l’employee experience, cosa che (logicamente) si allontana dal concetto di “fornire tecnologia per lavorare” e porta a sviluppare sinergie profonde ed efficaci tra persone, luoghi e tecnologie.