Come ottimizzare i servizi di facility di un network di circa 200 punti vendita di un’importante catena retail? Il cliente, un’azienda italiana nata alla fine dello scorso decennio, a seguito di diverse acquisizioni e del contestuale ampliamento del network, si trovò presto a governare un patrimonio immobiliare eterogeneo e distribuito sul territorio, da cui l’esigenza di efficientare e centralizzare la gestione dei servizi di facility.
In questo scenario, l’obiettivo di eFM è stato quello di sostituire alla frammentazione originaria una gestione standardizzata, centralizzata ed efficace di tutto il parco immobiliare. In termini operativi, ciò si è tradotto nell’introduzione di nuovi processi, procedure e sistemi che potessero supportare la crescita continua del network, fornire trasparenza all’azienda e garantire livelli di servizio omogenei in tutti i punti vendita per quanto concerne i servizi di facility (manutenzioni, cleaning, sicurezza…).
Dopo una breve fase di assessment finalizzata a delineare le necessità contingenti e di lungo periodo del Cliente, eFM ha affiancato l’azienda in tutto il percorso di modernizzazione del facility management.
Elemento cardine della macchina operativa è stata l’introduzione di una piattaforma centralizzata per la gestione digitale dei processi di facility. Parallelamente, eFM ha messo a disposizione del Cliente il proprio service desk tecnico (per la gestione efficiente dei ticket) nonché un team dedicato ad attività e processi specifici come la gestione dei contratti di facility, la raccolta documentale e la gestione dei programmi di procurement.
La piattaforma digitale che governa i servizi di facility è MYSPOT. Il software è ciò che rende efficienti, trasparenti e tracciabili i processi, fungendo anche da punto di contatto tra il Cliente e i suoi fornitori distribuiti sul territorio nazionale.
In questo contesto, MYSPOT si occupa di gestire i contratti e di monitorare che l’esecuzione delle attività ricorrenti e/o straordinarie sia in linea con gli accordi (SLA) e le clausole contrattuali. Il singolo punto vendita può accedere alla piattaforma non solo per verificare gli interventi già pianificati, ma anche per aprire ticket e segnalazioni, che vengono instradate verso il fornitore corretto in funzione dell’attività da svolgere e della zona geografica di riferimento. In alternativa, il punto vendita può richiedere interventi passando dal service desk tecnico di eFM.
Dal canto loro, i fornitori di servizi devono interagire con la piattaforma. Ogni intervento viene infatti gestito, chiuso e rendicontato (con tanto di condivisione documentale) direttamente in MYSPOT, cosa che permette all’azienda di non perdere mai il controllo sulla sua gestione immobiliare. È già prevista la possibilità, per quanto non ancora implementata, di acquisizione automatica dei dati di campo attraverso sensori e oggetti IoT, così da automatizzare ulteriormente le procedure ed eliminare ogni forma di discrezionalità degli operatori.
Collegando azienda e provider, MYSPOT acquisisce costantemente grandi volumi di dati. Questi vengono elaborati per fornire all’azienda un quadro sintetico dei servizi di facility e semplificare i relativi processi decisionali.
Attraverso alcune dashboard di sintesi, l’azienda può monitorare parametri come i costi complessivi, i costi per intervento, i ticket aperti, l’allineamento delle attività con gli SLA, il tempo medio di intervento e chiusura dei ticket, quali fornitori offrono performance migliori e molto altro.
MYSPOT, e in generale l’attività di eFM, hanno permesso al Cliente di portare ordine in un mondo complesso, di adottare una visione olistica nei confronti di un vasto patrimonio immobiliare e di garantire aderenza tra le strategie dell’headquarter e le attività distribuite sul territorio.
Grazie ad eFM, alla sua competenza e alle piattaforme digitali, il Cliente può abbattere del tutto le inefficienze, prendere le decisioni migliori in termini di qualità dei servizi e rendere tracciabile qualsiasi processo e procedura. I risultati non si riducono all’efficienza, per quanto, ma riguardano anche la maggiore disponibilità e qualità degli ambienti gestiti, fattori che si traducono in continuità del business e redditività.