eFM ha affiancato una casa editrice con punti vendita distribuiti sul territorio italiano, in un percorso articolato di modernizzazione dei processi di facility management. Il Cliente può vantare un patrimonio molto esteso che, come tale, richiede processi di gestione immobiliare rodati ed efficienti, soprattutto per servizi cardine come le manutenzioni dei punti vendita. In caso contrario, le inefficienze si traducono in costi e disservizi.
Per tutti i motivi riportati in precedenza, l’azienda ha intrapreso qualche anno fa un percorso di modernizzazione della gestione immobiliare che ha coinvolto eFM sia dal punto di vista consulenziale che di abilitazione tecnologica.
L’esigenza principale era quella di avere sotto controllo i processi delle manutenzioni dei punti vendita e i relativi costi, in un periodo in cui i contratti erano ancora cartacei, i direttori dei punti vendita non erano coinvolti nel processo e, a livello centrale, mancava visibilità sull’esecuzione dei contratti. Questo determinava notevoli problematiche: innanzitutto, non era possibile sapere se i lavori di manutenzione fossero stati eseguiti nei tempi previsti e con un livello qualitativo adeguato; mancava inoltre una pianificazione, ed era quindi possibile che il fornitore si presentasse senza preavviso, magari durante un evento; non c’era modo di riconciliare – se non a mano – quanto riportato in fattura con le bolle di lavoro, che a loro volta erano cartacee. Moltissimo lavoro manuale, potenziali errori e costi fuori controllo rendevano necessario un percorso di modernizzazione (digitalizzazione) efficace.
eFM ha accompagnato il Cliente in un ampio percorso di digitalizzazione documentale, dei contratti e dei processi di facility management. Al fine di rendere efficiente la gestione immobiliare, sono stati dematerializzati tutti gli archivi, classificati e digitalizzati oltre 2.000 documenti e creato un catalogo digitale con 83 tipologie di adempimenti per punto vendita. Oltre a semplificare i processi di compliance, la digitalizzazione contrattuale ha permesso di monitorare le prestazioni dei fornitori confrontandole con i livelli di servizio (SLA) definiti nei contratti, così da ottenere finalmente visibilità e prendere decisioni data-driven.
Per quanto concerne l’abilitazione tecnologica, tutto ruota attorno a MYSPOT, la piattaforma che rende efficiente, moderno e digitale il facility management. La piattaforma gestisce la fase esecutiva dei contratti di facility, fungendo inoltre da punto di contatto tra l’azienda committente e i provider sparsi sul territorio. In MYSPOT, tutto è digitalizzato e trasparente: i contratti, i documenti, la pianificazione degli interventi e l’esecuzione delle singole attività. I provider confermano l’esecuzione dei lavori tramite app, forniscono tutte le informazioni richieste e corredano la transazione con note, documentazione e immagini. Il tutto viene confermato, sempre tramite app, anche dal direttore di punto vendita, che in questo modo viene coinvolto direttamente nel processo. Così facendo, l’azienda ha finalmente la visibilità, la trasparenza e la tracciabilità che voleva: può pianificare gli interventi, monitorarne l’aderenza agli SLA, scoprire dove sta spendendo, perché e dove si annidano le inefficienze. Tutti questi dati, che confluiscono in dashboard sintetiche, permettono di prendere decisioni non solo relative ai fornitori, ma anche agli investimenti sugli immobili.
Grazie a MYSPOT, i processi sono sotto controllo, il rapporto tra committente e fornitori diventa più stretto e, soprattutto, incentrato sulla massima trasparenza. C’è un coordinamento efficace tra l’headquarter e i punti vendita e vengono prese decisioni che ottimizzano il rapporto tra i costi e la qualità degli ambienti, che a sua volta crea fidelizzazione e favorisce le vendite.
Potendo miscelare sinergicamente competenze e innovazione, eFM è il partner ideale per percorsi articolati di modernizzazione della gestione immobiliare.
Nel caso in questione, l’innovazione ha consentito di migliorare anche le performance dei punti vendita e degli spazi espositivi. eFM ha infatti eseguito un’attività di taggatura fisica degli arredi nonché di rilievo della categoria merceologica esposta su ognuno di essi. In altri termini, una vera e propria mappatura digitale del punto vendita.
Questa attività, replicata per tutti i punti vendita del Cliente, permette all’headquarter di conoscere l’ingombro (in metri quadri) di ogni categoria di prodotto nonché il suo posizionamento in negozio. Incrociando questi dati con quelli di vendita, l’azienda riceve su apposite dashboard delle mappe di redditività e di performance delle varie categorie. Confrontando le rilevazioni attuali con i dati storici, oggi il Cliente può prendere decisioni relative al layout del punto vendita e definire le strategie espositive da attuare.