Il termine “innovative workplace” può significare tante cose differenti. Citandolo si parla di tecnologia e ottimizzazione, ma anche di sostenibilità e relazioni sul posto di lavoro. E, ancora, si parla sia di digital workplace trends, sia di workplace wellness trends: un'altra sfumatura che aiuta a capire quanto siano labili i confini tra vita professionale e vita privata del dipendente, nel momento in cui si affronta il tema dei luoghi di lavoro del futuro.
Almudena Mampaso si occupa di Design, Progettazione ed Engagement per eFM. Accompagna le aziende nei processi di rinnovamento dei loro spazi: raccoglie esigenze e propone soluzioni innovative su misura. “Le aziende vogliono rinnovare e ottimizzare gli spazi – spiega – Cercano un luogo che le rappresenti e che trasmetta la loro idea di futuro”. eFM raccoglie da diversi anni il desiderio di cambiamento dei suoi partner: desiderio che è diventato esigenza negli ultimi mesi, soprattutto per via della pandemia da Covid-19 e delle sue ripercussioni sul mondo del lavoro.
Tra efficienza, sostenibilità e tecnologia
Un importante dato emerso superata la prima, durissima ondata pandemica italiana riguarda l’insostenibilità degli uffici tradizionali. Soltanto in Italia milioni di uffici vengono utilizzati per appena il 5% del tempo disponibile. “Le stanze di 30 metri quadri per i dirigenti oggi non servono più – commenta Mampaso – L’innovative workplace chiama un discorso di efficientamento e ottimizzazioni legati a un problema di riduzione dei costi. Ma c’è anche il discorso dell’impatto ambientale e dell’engagement delle persone”.
Rispetto al recente passato, le aziende sono molto più sensibili rispetto alla loro carbon footprint: il parametro che permette di determinare l’impatto ambientale generato da un prodotto, un servizio o una realtà complessa (soprattutto in termini di emissioni di CO2). “Oggi più che mai i contesti vanno studiati dettagliatamente – prosegue Mampaso – Non bisogna forzare né in termini di costi, né in termini di impatto”.
Infine, vengono richiesti interventi all’insegna delle tecnologie più recenti, in linea con i sopracitati digital workplace trends: “La modernizzazione tecnologica, come l’efficientamento energetico e il rispetto della sostenibilità sono operazioni spesso collegate – spiega Mampaso – Permettono di creare luoghi sociali, avvicinando reparti diversi. E, per realizzare un’area collaborativa, la tecnologia gioca un ruolo fondamentale”.
Come nasce un Innovative workplace
Per Francesca Piscitelli, Digital Workplace Leader di eFM, il lavoro di creazione di un innovative workplace parte da una lunga fase di progettazione. Si comincia con una vera e propria esplorazione fatta assieme al cliente, che porta all’individuazione delle chiavi del business, della strategia, della visione, dei sogni. In certe occasioni questo studio coinvolge tutta la popolazione del luogo di lavoro, nel rispetto dei più recenti workplace wellness trends.
Grazie a una survey estesa è possibile scoprire diversi dettagli relativi la qualità della vita dentro e fuori lo spazio professionale. Si pensi in tal senso al work-life balance, ma anche al commuting: il tempo impiegato per spostarsi dall’abitazione all’ufficio.
La fase successiva è quella del workshop, che permette di arrivare alle prime linee guida sugli spazi da costruire. “In eFM facciamo proposte nel layout che vengono integrate col generative design – aggiunge Mampaso - Grazie all’intelligenza artificiale inseriamo dei parametri e di vincoli. In questo modo riusciamo a ottenere molteplici combinazioni, che si tradurranno in un progetto preliminare”.
L’ultima fase è quella dell’ingegneria e dell’architettura: il passaggio a un modello tridimensionale, che permette di avere una percezione molto più concreta dello spazio. Il tutto tenendo sempre conto delle effettive condizioni di partenza. “Nel 99% dei casi interveniamo in strutture già esistenti – spiega Piscitelli– E allora diventa fondamentale mettere in campo l’economia circolare”.
Innovare e cambiare per le persone
Sin qui si è visto come un innovative workplace corrisponda a un perfetto mix di tecnologia, ottimizzazione e sostenibilità. Ma i trends sono molti altri: a partire dalla biofilia, fino ad arrivare all’abilitazione al lavoro in ambienti esterni.
L’aspetto più importante da sottolineare è che questi interventi non sono innovazioni fini a sé stesse. Al contrario vanno tutte nella stessa direzione di attenzione ai bisogni più profondi dell’essere umano. La rivoluzione dell’innovative workplace, per realizzarsi, deve gioco forza partire dall’interesse verso tutte le persone che vivono e animano uno spazio di lavoro.
Da questo punto di vista è sicuramente utile sfatare un equivoco figlio della pandemia, ovvero la possibilità di trasformare gli uffici in luoghi dedicati alle video-call. L’ufficio del futuro non deve essere soltanto un luogo in cui effettuare comunicazioni digitali. La tecnologia non deve annientare l’interazione, deve favorirla.
Per questo un intervento consapevole tiene conto tanto delle esigenze tecnologiche quanto delle relazioni fisiche. “L’ultima sfida degli innovative workplace è probabilmente la gestione dell’ibrido – conclude Mampaso– Ci vengono chiesti sempre più spazi per fare i meeting online, ma lo scopo di un intervento non può essere rispondere soltanto a questa necessità”.
Negli spazi ibridi di collaborazione confluisce tutto: l’IT e la tecnologia, ma anche l’engagement e il benessere dell’individuo. Gli spazi ibridi sono una vera e propria pillola di quello che è un innovative workplace. E se gli spazi ibridi riusciranno ad arrivare al livello zero sprechi (o quanto meno a ridurre sensibilmente il consumo di risorse), potremo considerarci molto più vicini al raggiungimento di un luogo di lavoro profondamente innovativo.