Non si può dare una definizione di ufficio smart senza partire dall’espressione gemella, ovvero smart working. Tra le due, infatti, esiste un legame forte e indissolubile: lavorare in modo agile (o smart) non significa farlo da casa, come ci è stato ripetuto più volte durante i mesi del lockdown, ma ovunque si desideri e senza vincoli di orario, facendo perno su una forte responsabilizzazione (empowerment) basata sugli obiettivi da raggiungere e non più sull’obbligo di dover rimanere otto ore in ufficio. È da qui che nasce il concetto di ufficio smart, che rappresenta la rivisitazione, il ripensamento intelligente del modo in cui si svolge l’attività lavorativa all’interno dei locali fisici dell’azienda che – pur in epoca di forte remote working – continuano e continueranno a essere utilizzati, connessi in maniera intelligente e interattiva con gli altri luoghi, fisici o digitali, in cui l’azienda continua a vivere.
Realizzare un ufficio per smart working significa, per prima cosa, riprogettare gli spazi di lavoro al fine di creare discontinuità rispetto a schemi e modalità tradizionali, ma anche per alimentare e assecondare la cultura stessa dello smart working. Lo spazio fisico va modellato in funzione delle esigenze lavorative delle persone, che rappresentano il perno attorno a cui ruota la progettazione di spazi e servizi: a seconda delle attività che le persone eseguono nell’arco della giornata (Activity Based Working), queste si trovano infatti ad aver bisogno di ambienti silenziosi, poi magari di aree attrezzate per favorire la collaborazione, successivamente di spazi che consentano attività di pensiero creativo e, infine, luoghi capaci di favorire la socialità e attimi di relax. È palese il fatto che, in un’impostazione del genere, spariscano i concetti di open space indifferenziato, di postazione rigida o di ufficio singolo, che in era di smart working verrebbe oltretutto usato poco e male causando sprechi di spazio, costi in crescita e inefficienze diffuse.
Connesso a queste tematiche e affine al concetto di coworking, negli ultimi anni si è diffuso anche in Europa il tema degli smart work center, ovvero dei luoghi di lavoro pensati per supportare un paradigma sempre più diffuso e flessibile. Gli smart work center sono uffici progettati e realizzati non solo per adattarsi – secondo il modello dell’Activity Based Working di cui sopra – alle svariate esigenze dei lavoratori dell’impresa, ma anche per favorire la massima collaborazione tra persone aventi mansioni diverse. Di conseguenza, e questo è l’aggancio con il concetto di coworking, questi ambienti non si compongono unicamente di open space, sale riunioni di diversa natura, quiet room e zone di lavoro individuali, ma anche di molte zone comuni, bar e aree di condivisione, laddove anche solo una collisione casuale può creare collaborazione e nuove opportunità.
Non è possibile parlare di ufficio smart senza focalizzarci sull’aspetto tecnologico. In fondo, se smart working fa perno su una sinergia virtuosa tra cultura e tecnologia, smart office gli risponde allineando ad esso il layout, la progettazione degli spazi, ma anche la gestione degli ambienti e la disponibilità di servizi che offre alle persone che vi lavorano e che gestiscono l’ambiente. Obiettivi? Favorire la massima produttività, senza dubbio, ma anche creare un ambiente stimolante, che offra la miglior employee experience e che sia ottimizzato dal punto di vista dei costi e dell’efficienza. È palese che tutto ciò non potrebbe mai trasformarsi in qualcosa di tangibile senza un’infrastruttura e un corredo tecnologico all’altezza.
Ecco perché, adottando una prospettiva diversa, si potrebbe definire smart office l’ufficio in cui la tecnologia permette alle persone di lavorare meglio, con risultati di qualità superiore, più velocemente e con maggiore soddisfazione, mentre chi gestisce la struttura sfrutta la tecnologia per ottimizzare gli spazi, i servizi e i costi. Una situazione “win-win”, verrebbe da dire, in cui la tecnologia funge da basamento stabile, da minimo comun denominatore di un ecosistema che unisce persone, attività e spazi.
Un ufficio smart è concepito nell’era dello smart working, della connettività pervasiva e del remote working: questo significa che la tecnologia deve collegare, deve favorire la collaborazione a prescindere dalla vicinanza fisica: software e hardware devono lavorare in sinergia per offrire un’esperienza collaborativa perfetta, il che significa - per andare sul pratico e sui servizi - non solo poter prenotare via app una sala riunioni dimensionata perfettamente in funzione dell’attività e delle persone che prenderanno parte all’evento, ma anche il fatto che essa sia attrezzata con un sistema di smart meeting, che tutte le persone coinvolte ricevano automaticamente gli inviti, i materiali di cui si parlerà in riunione, gli strumenti per prepararsi in anticipo, e possano poi collaborare direttamente ai documenti e ai workflow durante la riunione stessa, mentre un software effettua la trascrizione immediata del parlato, riconosce il relatore e, al termine del meeting, condivide i documenti con tutti ricordando gli appuntamenti successivi, magari raccogliendo feedback sull’andamento della riunione e raccogliendo il “mood” con cui la riunione è stata vissuta dai partecipanti (sentiment analysis).
Ora, quanto appena detto è semplicemente un’ipotesi, un esempio, ma rende bene il significato del prefisso “smart”, che nel 2020 non si esaurisce in una buona rete Wi-Fi, in un sistema che regola automaticamente la temperatura e l’umidità delle stanze e neppure in un tool SaaS di collaboration. Piuttosto, esso rappresenta una piattaforma, un ecosistema integrato che sfrutta la tecnologia e la sinergia tra hardware e software per fornire il miglior ambiente di lavoro possibile, quello più efficiente, che automatizza tutto il possibile ed evita le infinite distrazioni degli uffici tradizionali, che il più delle volte dipendono dalla ricerca del documento perduto o del collega che non si sa dove sia.
Poi, come anticipato, c’è anche l’altro aspetto, ovvero quello gestionale: la tecnologia per smart office aiuta ad analizzare in che modo gli spazi e i servizi vengano concretamente utilizzati, così da sviluppare ottimizzazioni data-driven che tengano conto di quel delicato equilibrio tra produttività e costi. E quindi si può parlare di AI e sensori IoT dedicati al controllo automatico dell’illuminazione, al monitoraggio delle stanze, dei percorsi delle persone, delle aree più utilizzate e quelle meno (così da suggerire modifiche al layout), dei servizi di maggiore utilizzo, il tutto tramite l’analisi dell’immensa mole di dati che uno smart office può produrre proprio tramite quella sinergia hardware/software di cui si è detto precedentemente, dati che riguardano sia l’ambiente fisico che feedback su come le persone vivono e sentano quegli spazi. Risultati: un miglior posto in cui lavorare, personale più produttivo, meno turnover, meno costi ma, soprattutto, più engagement.