Nell’era dell’ufficio diffuso e di uno smart working sempre più pervasivo, le aziende si interrogano su come tenere alto l’engagement aziendale. La situazione, d’altronde, è sotto gli occhi di tutti: si stima che oggi ci siano almeno 5 milioni di smart worker in Italia e che il fenomeno sia finalmente uscito dalle strette maglie delle sole grandi aziende, andando a coinvolgere anche buona parte delle PMI. Il fenomeno, secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, ha un’estensione molto importante: se nel 2019 gli smart worker totali erano 570 mila, oggi solo quelli legati al mondo delle PMI sarebbero 920 mila. Questo significa che la maggior parte delle aziende deve intraprendere un processo di revisione profonda del proprio modello di lavoro, con tanto di riflessi sulla cultura e l’organizzazione.
Il problema, se così lo si può definire, è che all’inizio del 2020 molte persone si sono trovate ad operare al di fuori dell’ambiente tradizionale. Hanno così dovuto improvvisare nuovi processi e sviluppare dinamiche collaborative del tutto svincolate dalla presenza e dal contatto fisico. La virtualizzazione del rapporto lavorativo ha senza dubbio un impatto sull’engagement, e questo condiziona la produttività. D’altronde, eliminare i legami deboli e attenuare il senso di appartenenza a una community fanno sì che le persone si sentano sempre meno legate all’azienda, alla sua cultura, ai suoi valori e a chi ci lavora. Eppure, secondo Gallup le aziende che riescono a mantenere alto l’engagement dei propri dipendenti ottengono più produttività, meno turnover e una redditività del 21% superiore rispetto alle altre; questo spiega perché il tema dell’engagement aziendale sia centrale nell’era dell’ufficio diffuso.
Come gestire, quindi, un ambiente di lavoro ibrido e agile, mantenendo l’engagement aziendale anche quando le persone non lavorano più fianco-a-fianco? Il tema è di per sé molto ampio: l’azienda deve ovviamente partire da una revisione culturale e organizzativa, poiché il paradigma di agile working va ben al di là della fornitura di una piattaforma connessa di collaborazione. Poi si giunge al place, al luogo di lavoro, che deve essere ripensato in funzione del nuovo paradigma agile: a differenza di un tempo, laddove lo spazio non aveva un legame diretto con le performance, oggi lavorare in un certo ambiente piuttosto che in un altro e scegliere la location corretta in funzione dell’attività da svolgere (non tutte le postazioni sono uguali, le sale riunioni neppure) sono diventati elementi cardine della work experience, plasmando concetti come space as-a-service o anche workplace as-a-service.
Le imprese devono quindi rivedere i propri ambienti, sposare il concetto di Activity Based Working e creare un workplace digitale nel quale le componenti fisica e virtuale operino in sinergia e siano supportate da piattaforme connesse. A queste vengono affidate la gestione delle comunicazioni, dei processi aziendali e anche del workplace “fisico”, cosa che si manifesta con il booking delle postazioni, con la digitalizzazione delle procedure di accesso alla struttura e in molti altri modi. Per mantenere l’engagement aziendale, le imprese hanno inoltre un’arma potentissima: possono approfittare della minor occupazione dei propri locali per realizzare importanti saving sugli spazi e reinvestirli nella propria community, la cui unità è un po’ a rischio a causa di quanto detto finora. Creare un palinsesto di eventi fisici/virtuali, coinvolgere la community in svariate attività, richiedere e stimolare feedback costanti e favorire il dialogo ha effetti straordinari sul livello di coinvolgimento.
Per tenere alto l’engagement aziendale, ci vogliono certamente gli strumenti giusti. Tra questi, eFM propone ai suoi Clienti una piattaforma digitale completa e innovativa: MYSPOT. Piattaforma di smart working per eccellenza, con l’employee al centro e utile a svariate funzioni aziendali, MYSPOT è un experience assistant, cioè un assistente personale che accompagna l’utente nella migliore esperienza possibile nell’era dell’ufficio diffuso. Com’è semplice intuire, l’esperienza parte con la scelta del miglior luogo di lavoro sulla base delle proprie esigenze e degli impegni già previsti: grazie alla sincronizzazione con i calendari aziendali, MYSPOT è in grado di consigliare una work experience fortemente personalizzata e può adottare, in questo modo, un approccio proattivo nei confronti delle esigenze degli employee. Inoltre, il sistema migliora di continuo le proprie performance, può essere integrato con sensoristica e dispositivi IoT e si occupa anche di feeling management, contribuendo al benessere e alla produttività individuale e di team.