Per poter analizzare l’evoluzione del facility management (o meglio, le evoluzioni), è necessario partire da un inquadramento dettagliato della figura del facility manager: un professionista al servizio dell’azienda, ma anche dei suoi dipendenti. Il facility manager gestisce e coordina gli ambienti di lavoro perché siano comodi, funzionali e ingaggianti. Il suo obiettivo è garantire la piena disponibilità dei workplace e che siano in grado di coinvolgere e di stimolare le persone al loro interno: rispondendo alle loro esigenze e aiutandole a vivere al meglio gli spazi.
Il facility manager si occupa di un edificio a 360°: il suo lavoro è analitico, gestionale e strategico. Ha a che fare con l’individuazione, la distribuzione e l’erogazione degli impianti e dei servizi. Ma anche con le decisioni su budget/costi e con l’ascolto dei bisogni dell’azienda e dei suoi lavoratori. Non sorprende dunque che i facility management trends siano in continuo movimento: che si evolvano giorno dopo giorno, esattamente come cambiano i needs di clienti, dipendenti e manager.
Il facility management ha una Storia ancora molto giovane alle spalle. L’idea di riconoscere la gestione delle strutture come un’industria a sé stante risale soltanto agli anni ’80. Allo stesso tempo si tratta di un settore che è cresciuto davvero molto rapidamente: innanzitutto concentrandosi sull’integrazione strategica delle persone con i luoghi di lavoro, i servizi e i processi loro legati. Quindi dimostrandosi in grado di accogliere le più recenti innovazioni tecnologiche. E se la tecnologia (specie quella applicata al lavoro) è in evoluzione costante, allo stesso modo anche il facility management deve essere pronto ad accogliere sfide sempre nuove.
Da questo punto di vista, una delle evoluzioni del facility management più interessanti ha a che fare con un vero e proprio cambio di approccio verso le esperienze vissute all’interno di un workplace. Il nuovo paradigma tende a unificare aree di esperienza generalmente considerate lontane tra loro: quella del cliente, quella dell’utente, quella dei dipendenti e la cosiddetta multi-esperienza. Una delle sfide dei facility manager consiste nell’integrare le esperienze di cui sopra nella stessa offerta: in questo modo è possibile sbloccare dei vantaggi che vanno ben oltre la somma dei singoli interventi separati.
Ne consegue che la gestione strategica delle strutture dovrebbe coinvolgere professionalità e reparti differenti: per concordare metriche condivise e per valutare costi/ROI legati alle singole operazioni in maniera più rapida. Ma soprattutto per ottenere risultati aziendali generalmente superiori. L’impressione è che il facility management non si debba limitare alla funzione Real Estate, debba abbracciare anche quella IT e quella HR.
“Il nuovo facility management deve intervenire su tutte le fasi del ciclo di vita di un edificio - spiega Giuseppe Capicotto, General Manager eFM Italy - Ma non solo. Richiede di passare dal concetto di rendere funzionali i luoghi a un concetto molto più ampio: prendersi cura dei luoghi, ma anche di quello che dentro i luoghi avviene. Quindi soprattutto delle persone che li vivono”.
In conclusione, è interessante entrare più dettagliatamente nel merito di alcuni facility management trends, con l’obiettivo di individuare caratteristiche ed elementi distintivi del workplace del futuro. In tal senso una prima parola d’ordine sembra essere l’aggettivo “digitale”, che fa riferimento alla possibilità di rendere immateriale e monitorare tutto ciò che avviene nei luoghi di lavoro. Si parla di “IOHT (Internet of human things)”, una nuova sensoristica basata su affective computing in grado di raccogliere i dati “relazionali” dei diversi ambienti fisici e digitali – livello di attenzione, sentiment analisys, tone of voice, etc. – suggerendo iterativamente, attraverso feedback e feedforward basati su AI, come migliorare l’efficacia del lavoro in una nuova esperienza ibrida e unificata.
La seconda parola chiave è “eco-sistema”, la pluralità di esperienze lavorative che oggi possono vivere le persone, si pensi agli uffici diffusi o modello Hubquarter, richiede un ampliamente delle aree di attenzione del Facility Manager che quindi si sposta dagli uffici tradizionali all’intero HUB a cui possono accedere i lavoratori.
L’espansione del lavoro fuori dai confini aziendali amplifica anche i temi della sicurezza frutto del potenziamento della fruibilità di informazioni sensibili: ad esempio dei dati di accesso a documenti e/o strutture, che devono poter essere consultabili in qualsiasi momento da chi di dovere. Il discorso vale tanto per i luoghi fisici quanto per gli ambienti virtuali. Anche in questo caso il controllo e il conteggio degli accessi vanno nella direzione di una digitalizzazione che proceda in maniera del tutto automatizzata.
Un’altra delle possibili evoluzioni del facility management nel medio periodo riguarda nuovi focus sulla gestione del lavoro operativo. Una sfida che chiama in ballo competenze legate all’analisi dei dati provenienti dalla sensoristica e all’utilizzo dell’intelligenza artificiale. Nello specifico un primo obiettivo realistico potrebbe consistere nella creazione di soluzioni digitali in grado di monitorare e inviare gli ordini di lavoro. Sfruttare le potenzialità del calcolo computazionale, machine learning, per migliorare la manutenzione degli impianti, ottimizzare gli sforzi e rendere più efficiente la gestione complessiva.
Infine, le recenti condizioni socio-economico stanno spostando l’attenzione dei facility manager verso la creazione di strutture più efficienti, compliant ESG e “a zero danno”: ambienti di lavoro che possano garantire ai dipendenti una giornata di lavoro senza infortuni e sicuri sotto il profilo sanitario (vedi prevenzione dai contagi da Covid 19); building sempre più sostenibili sotto il profilo economico, sociale e ambientali; impianti e macchinari meno energivori per il rispetto dell’ambiente e dei conti economici delle organizzazioni.
Eppure, in certi ambienti si tratta di obiettivi che richiedono un ripensamento profondo di sistemi, strumenti e processi. Non a caso si inizia a parlare sempre più frequentemente di PropTech: una tecnologia immobiliare pensata proprio per perfezionare o addirittura per reinventare la gestione dei servizi. Per riuscire a tutelare al meglio le risorse aziendali e per centrare l’obiettivo di building compliant ESG.